De scope creep en hoe je het voorkomt

1/10 De 10 valkuilen van een ERP implementatie

Vaak komt onvrede in projecten voort uit, onder andere, onvoorziene kosten en/of mindere kwaliteit en rijkheid van de opgeleverde functionaliteit. Dit kan zelfs halverwege de uitvoering van het project leiden tot het afblazen van een project. De vraag is, in hoeverre hadden deze kosten, welke te herleiden zijn naar scope creep (ongecontroleerde groei van het project), voorkomen kunnen worden? In dit blog vertellen we over scope creep en hoe je ermee om moet gaan. 

Bij aanvang van een project houden we ons onder andere bezig met het in kaart brengen van de processen, eisen en wensen, functionele beschrijvingen, etc. Dit levert vaak een tastbaar (maar niet SMART) en wederzijds begrip op van elkaars verwachtingen, het fundament van de samenwerking en het project. Op basis hiervan en op basis van vertrouwen stappen we dan voortvarend in de uitvoering van het project.

 Plotseling verschijnt er iets voor waar men initieel niet op gerekend had; Scope Creep. Dit fenomeen ontstaat vaak naar aanleiding van onduidelijk eisen en wensen vanuit de klant en onduidelijke antwoorden vanuit de leverancier, met als mogelijke gevolgen:

• Meer stuurgroepen;
• Onrust in de projectgroep;
• Meer budget benodigd;  
• Minder rijke functionaliteit;
• Klant-leverancier verhouding i.p.v. partnership
• Etc.

Om dit te voorkomen zijn er een aantal basisregels opgesteld die helpen bij het reduceren/ elimineren van dit fenomeen. Hieronder benoemen we een aantal van deze basisregels:  

• Formuleer eisen en wensen op basis van doelstellingen van processen en functies en leg deze vast;
• Communiceer op de juiste niveaus op afwijkingen van verwachtingen, neem hierop het voortouw en laat het niet gebeuren;
• Richt een proces in voor afwijkingen op verwachtingen en laat de business case leidend zijn voor besluitvorming;
• Zorg altijd voor een fall-back plan en voorkom tijdens de uitvoering leuke nieuwe ideeën;
• ..

 Vanuit ERP Company zien we de scope creep keer op keer terugkomen. Met behulp van bovenstaande basisregels wordt er een goed fundament gelegd voor het project en is de kans op slagen vele malen groter.

 Uiteraard is ieder project uniek en zijn er uitzonderingen op de regel! Mocht advies gewenst zijn, dan vertellen we graag hoe we in uw project kunnen ondersteunen.

• Categories:
• Projecten ERP Company