De onderschatting van de complexiteit- en het belang van data

2/10 De 10 valkuilen van een ERP implementatie

Op 18 november schreven we voor het eerst over “De 10 valkuilen van een ERP implementatie”. Vandaag staan we stil bij de volgende valkuil; de onderschatting van de complexiteit- en het belang van data.

Wat is data?

Onder data verstaan we verschillende zaken:

• Stamgegevens zijn gegevens die niet vaak veranderen en altijd op dezelfde manier nodig zijn voor bedrijven en verschillende afdelingen in de organisatie. Master Data is belangrijke bedrijfsinformatie die de transacties ondersteunt. Bijvoorbeeld eenmalige activiteiten zoals het maken van bedrijfscodes, materialen, leveranciers, klanten enz.
  
• Transactiegegevens blijven veranderen en hebben betrekking op dagelijkse activiteiten die worden uitgevoerd in bedrijven of verschillende afdelingen. De transacties die door of met klanten, leveranciers en materialen enz. worden gedaan, genereren bijvoorbeeld transactiegegevens. Dus gegevens met betrekking tot verkopen, aankopen, leveringen, facturen enz. vertegenwoordigen transactiegegevens.
  
• Referentiegegevens zijn gegevens die aanvullende informatie bevatten om een gegevens set compleet te maken. Referentiegegevens worden vaak beschouwd als een subset van stamgegevens. Het zijn gegevens waarnaar wordt verwezen en die worden gedeeld door een aantal systemen. De meeste referentiegegevens verwijzen naar concepten die van invloed zijn op bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld de orderstatus die kan worden aangemaakt, goedgekeurd, afgewezen, in behandeling enz.

Daar waar we de applicaties zouden kunnen vergelijken met het menselijk lichaam zouden we data kunnen vergelijken met het bloed wat er doorheen stroomt. We hebben ze beiden nodig voor een efficiënte en effectieve ondersteuning in de bedrijfsvoering en het een kan niet zonder het ander.

“Zijn onze stamgegevens schoon?” Nee, natuurlijk niet. Deze zitten vol met vervuiling! Wees gerust dat is overal, en daar zijn in meer en mindere mate allemaal plausibele verklaringen voor.

“Moeten we dat dan accepteren bij een nieuwe implementatie?” Natuurlijk niet. We gaan uiteraard schonen en pas dan gaan we deze gegevens importeren.

“Kunnen we dan borgen dat de gegevens niet vervuilen?” Zeker wel, maar daar moeten we wat voor doen. Dat vraagt continue aandacht, organisatie, afstemming en geld!

“En levert dat wat op?” Zeker, kostenbesparingen maar belangrijker nog het voorkomt faalkosten als gevolg van vervuilde data. Daarnaast kun je in veel gevallen, bij schone data, analyses maken om potentiële kostenbesparingen en omzet verhogingen te identificeren.

Kortom, het belang van schone en betrouwbare data mag nooit onderschat worden.

Hoe kan data vervuiling je implementatie frustreren?

Er zijn talloze situaties te bedenken waarbij data de grote boosdoener is waardoor een project uitloopt of zelfs wordt uitgesteld. Bijvoorbeeld:

• Integraties tussen interne en externe systemen werken niet meer;
• Systemen worden heel traag;
• Klanttevredenheid zakt in;
• Administratie gegevens raken beschadigd;
• DMU’s maken slechte beslissingen.

Bij ERP Company zien we deze situaties (helaas) regelmatig voorbijkomen. Wil je weten hoe wij in dit proces kunnen ondersteunen? We vertellen je er graag meer over.

• Categories:
• Projecten ERP Company