Blauwdruk voor het opstellen van een Request for Information (RFI)

In het ERP-selectieproces is het essentieel om een duidelijk en gestructureerd Request for Information (RFI) op te stellen. Een RFI helpt u om gedetailleerde informatie te verzamelen van potentiële leveranciers, zodat u een beter geïnformeerde beslissing kunt nemen in het vervolgproces. Door middel van een goed opgestelde RFI kunt u de sterke en zwakke punten van verschillende aanbieders vergelijken, wat cruciaal is om een passende keuze te maken voor uw bedrijfsbehoeften.

Een RFI zorgt er niet alleen voor dat u inzicht krijgt in de aangeboden oplossingen, maar helpt ook bij het vaststellen van de compatibiliteit met uw huidige bedrijfsprocessen en IT-infrastructuur. Dit proces vermindert de risico’s van verkeerde keuzes en verhoogt de kans op een succesvolle implementatie van het ERP-systeem. Hieronder vindt u een blauwdruk die u kunt gebruiken voor het opstellen van een effectieve RFI.

Request for Information (RFI) blauwdruk

Inleiding

1. Doel van de RFI:
   • Beschrijf kort het doel van de RFI, bijvoorbeeld: “Deze RFI is bedoeld om informatie te verzamelen over ERP-oplossingen die onze bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren en ondersteunen.”
2. Bedrijfsachtergrond:
   • Geef een korte beschrijving van uw bedrijf, inclusief sector, grootte, en belangrijkste bedrijfsdoelen.

Instructies voor leveranciers

3. Indieningsinstructies:
   • Deadline voor indiening: Bijvoorbeeld: “Leveranciers moeten hun antwoorden indienen vóór [datum].”
   • Contactpersoon: “Neem contact op met [naam, functie, e-mail, telefoonnummer] voor vragen.”
   • Formaat van de antwoorden: Bijvoorbeeld: “Antwoorden moeten in PDF-formaat worden ingediend en mogen niet langer zijn dan [aantal] pagina’s.”

Inhoudelijke vragen

4. Algemene informatie over de leverancier:
   • Beschrijf de geschiedenis van uw bedrijf en uw ervaring met het leveren van ERP-oplossingen.
   • Welke branches bedient u voornamelijk?
5. Product/Dienst specifieke vragen:
   • Beschrijf de belangrijkste functionaliteiten van uw ERP-oplossing.
   • Hoe ondersteunt uw ERP-systeem de integratie met bestaande software en systemen?
6. Technische Specificaties:
   • Welke technische infrastructuur is vereist voor uw ERP-systeem?
   • Hoe wordt de beveiliging van gegevens gewaarborgd binnen uw oplossing?
7. Implementatie-ervaring:
   • Beschrijf uw aanpak voor de implementatie van het ERP-systeem.
   • Hoeveel tijd neemt een typische implementatie in beslag?
8. Ondersteuning en Training:
   • Welke soorten ondersteuning biedt u na de implementatie?
   • Biedt u trainingen aan voor eindgebruikers en beheerders?
9. Referenties en Eerdere Projecten:
   • Kunt u referenties geven van vergelijkbare projecten die u heeft uitgevoerd?
   • Beschrijf een succesvol project waarbij uw ERP-systeem aanzienlijke voordelen opleverde voor de klant.

Evaluatiecriteria

10. Beoordelingscriteria:
    • Functionele geschiktheid: Hoe goed voldoen de aangeboden functionaliteiten aan onze behoeften?
    • Technische compatibiliteit: Hoe goed past het systeem in onze bestaande IT-architectuur?
    • Kosten: Wat zijn de totale kosten van eigendom, inclusief licenties, implementatie, en onderhoud?
    • Leverancierservaring: Wat is de ervaring van de leverancier met soortgelijke projecten?
11. Gewichtstoekenning:
    • Geef aan hoe belangrijk elk criterium is bij de evaluatie van de antwoorden, bijvoorbeeld: “Functionele geschiktheid (40%), Technische compatibiliteit (25%), Kosten (20%), Leverancierservaring (15%).”

Slot

12. Slotverklaring:
    • Bedank de leveranciers voor hun tijd en moeite.
    • Herhaal de deadline voor indiening en de contactgegevens voor verdere vragen.

Een goed opgestelde RFI is de sleutel tot het vinden van de juiste ERP-oplossing voor uw organisatie. Het stelt u in staat om leveranciers effectief te evalueren en zorgt ervoor dat u een weloverwogen beslissing kunt nemen. Door de bovenstaande blauwdruk te gebruiken, kunt u een gestructureerd en volledig document opstellen dat u helpt om de beste ERP-leverancier te selecteren.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van uw RFI of bij andere stappen in het ERP-selectieproces? Neem contact met ons op voor professionele ondersteuning en expertise.

Maandelijks alle nieuwtjes ontvangen?

• Categories:
• Projecten ERP Company