ERP Project Initiatie – Het belang van een goede start van een ERP implementatie
Een goed begin is het het halve werk!
Gedegen Project Initiatie bespaart tijd & geld
De Project Initiatiefase is de periode tussen de ERP pakketselectie en de daadwerkelijke Kick-Off van de ERP implementatie. Als je -als klant- na een selectietraject de juiste leverancier hebt gevonden om samen een ERP implementatie te doen, staan beide partijen vaak te trappelen om direct van start te gaan. Maar is dit wel verstandig? Is de interne organisatie wel klaar voor zo’n intensief traject? Zijn de contracten met leverancier wel dichtgetimmerd zodat je als klant ‘in control’ bent en blijft? En -zeker zo belangrijk- is het project wel strak gekaderd op het gebied van de inhoudelijke scoping & fasering in de tijd? Onvoldoende voorbereiding op bovenstaande aspecten leidt te vaak tot stevige budgetoverschrijdingen en tot het niet halen van de gewenste deadlines.
Plan van Aanpak Project Initiatie
De start van de Project Initiatie is het beoordelen van het contract en plan van aanpak van de leverancier. Het plan van aanpak van de leverancier bevat de ‘deliverables’ die lopende het project gerealiseerd moeten worden, Deze deliverables moeten leiden tot een succesvolle implementatie. Beoordeeld moet worden of alle deliverables noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van de klant. Daarnaast moet beoordeeld worden of de klantorganisatie wel de capaciteit en beschikbaarheid heeft om -volgens planning- te kunnen gaan leveren. Tot slot wordt beoordeeld of het plan van aanpak van de leverancier in de praktijk wel aansluit bij de ‘best practice‘ en projectvaardigheid van de klantorganisatie.
Een gedegen opvolging van bovengenoemde aspecten zal leiden tot kostenbesparingen, verlaging van de projectrisico’s en tot kwaliteitsverhoging van softwareoplossing.
Concrete afspraken leiden tot concreet resultaat!
ERP Company zorgt voor beoordeling en -indien nodig- aanpassing van de contractdocumentatie. Daarnaast wordt het Plan van Aanpak voor implementatie afgestemd op de klantorganisatie. Het wijzigen van de deliverables, verantwoordelijkheden, planning of werkwijze gebeurt uiteraard in overleg met de leverancier. Daarnaast worden met de klantorganisatie concrete afspraken gemaakt over het vergroten en borgen van de beschikbare capaciteit voor projectdeelname. Dit, door het maken van afspraken over tijdsbesteding of door het aantrekken van mankracht en/of expertise van buitenaf. Tevens worden afspraken gemaakt omtrent het selecteren van de juiste medewerkers (key users) en eventuele trainingen op het gebied van project-vaardigheden en de softwareoplossing.
Advies Project Initiatie
Het advies is daarom u -als klant- tijdens de Project Initiatie fase bij te staan door een ervaringsdeskundige. ERP Company heeft een methodiek ontwikkeld om bovenstaande Project Initiatie fase succesvol te doorlopen.
Herkent u bovengenoemde situatie of gaat u binnenkort van start met de implementatie van een nieuw ERP-systeem? Neem dan gerust even contact op!
Voor meer informatie over de aanpak van een pakketselectie, project initiatie, of een ERP implementatie; zie onderstaande pagina:
https://erpcompany.nl/home-management/software-intelligence-management/
Deze Blog is geschreven in samenwerking met de Associated Partner van ERP Company – Virtuo | Pieter van de Meerakker
Veelgestelde vragen
Wat is ERP project initiatie?
De initatiefase is het fundament van elk ERP-project: scope definieren, projectteam samenstellen, governance inrichten en verwachtingen afstemmen. Een goede initiatie voorkomt problemen in latere fasen.
Hoe lang duurt de initiatiefase?
Doorgaans 2 tot 4 weken. Dit omvat: stakeholderanalyse, scope-definitie, projectcharter, resource planning en kickoff. Bespaar hier niet op; een goede start bespaart weken verderop.
Wat gaat er mis zonder goede initiatie?
Onduidelijke scope (scope creep), verkeerde verwachtingen bij stakeholders, onvoldoende resources en gebrek aan besluitmandaat. Dit zijn de vier meest voorkomende oorzaken van vastgelopen projecten.
De initiatiefase van een ERP-project duurt 2 tot 4 weken en voorkomt de vier meest voorkomende oorzaken van projectfalen: onduidelijke scope, verkeerde verwachtingen, onvoldoende resources en gebrek aan besluitmandaat.