Hoe herkent u een echt onafhankelijke ERP-consultant: 7 criteria
Bijna elke ERP-adviseur in Nederland presenteert zich als onafhankelijk. Op websites, in pitches, in offertes. Het is een term geworden zonder scherpe inhoud. Een soort kwaliteitslabel dat iedereen mag dragen, ook als er commerciële prikkels onder de motorkap zitten die de neutraliteit feitelijk uithollen.
Dat is een probleem voor u als opdrachtgever. Een ERP-keuze blijft tien tot vijftien jaar bij uw organisatie. Een advies dat onbewust naar het verkeerde platform stuurt, levert jaren operationele kosten op die niet meer terug te draaien zijn. De selectie-fase is de fase waarin u het meest profiteert van een werkelijk neutrale blik. En precies daar wordt de term onafhankelijk het vaakst opgerekt.
Dit artikel werkt zeven concrete criteria uit waarmee u kunt toetsen of een ERP-consultant écht onafhankelijk is. Bij elk criterium leest u wat u toetst, welke vraag u stelt, hoe u het antwoord interpreteert, en een voorbeeld uit de praktijk. Tot slot een handvat om de antwoorden samen te wegen en de momenten waarop een formele toets de moeite waard is.
Wat onafhankelijkheid feitelijk betekent
Onafhankelijk ERP-advies is geen marketingclaim. Het is een operationele positie die u kunt meten aan drie feitelijke voorwaarden.
Eén: er is geen reseller- of resellercontract met een softwareleverancier. Twee: er zijn geen vendor-incentives die meebewegen met uw uiteindelijke keuze. Drie: de adviseur is geen officieel gecertificeerde partner van Microsoft, SAP, Oracle, AFAS of Exact. Voldoet een partij niet aan deze drie, dan is de neutraliteit per definitie onvolledig, ongeacht de intentie.
Onafhankelijkheid is een meetbare positie, niet een gevoel. Dit komt doordat de drie voorwaarden eenduidig te toetsen zijn via openbare bronnen, contracten en een eerlijk gesprek. De zeven criteria hieronder zijn de operationele uitwerking van die drie voorwaarden, vertaald naar vragen die u kunt stellen voordat u iemand in vertrouwen neemt.
Lees voor de bredere context wat onafhankelijk ERP-advies precies inhoudt en wanneer u het wel of niet nodig heeft.
De zeven criteria uitgewerkt
Criterium 1: het reseller-contract
Wat u toetst: of de adviseur een actief reseller-contract heeft met één of meer softwareleveranciers. Een reseller-contract betekent een commerciële verbondenheid: de adviseur verdient aan elke licentie die bij die leverancier wordt afgenomen.
De vraag: “Heeft u een actief reseller- of distributiecontract met een softwareleverancier, en zo ja, met welke?”
Hoe u het antwoord interpreteert: een ja-antwoord, hoe nuancevol ook ingekleurd, betekent geen onafhankelijke positie. Argumenten als “wij verkopen het contract niet zelf” of “de marge gaat naar een zusterbedrijf” zijn varianten van hetzelfde bezwaar. Het commerciële belang bestaat, ongeacht waar de marge belandt.
Voorbeeld uit de praktijk. Een productiebedrijf in het oosten van Nederland kreeg drie offertes voor selectiebegeleiding. Twee partijen openden hun pitch met “onafhankelijk advies”. Na concreet doorvragen bleek de eerste partij een actief reseller-contract te hebben met de leverancier waarvan zij later het platform aanbevolen. Het advies was ongetwijfeld goedbedoeld, maar de neutraliteit was niet houdbaar.
Criterium 2: de vendor-certificering
Wat u toetst: of de adviseur een officieel gecertificeerde partner is van een softwareleverancier (Microsoft, SAP, Oracle, AFAS, Exact, Infor of vergelijkbaar). Partnercertificering brengt verplichtingen mee die niet verenigbaar zijn met onafhankelijk advies: sales-targets, marketing-coöperatie, voorrang voor het eigen platform in pitches.
De vraag: “Bent u een officieel gecertificeerde implementatie- of consultancy-partner van een softwareleverancier? Zo ja, op welk niveau?”
Hoe u het antwoord interpreteert: ja is een rood signaal. Ook “Gold Partner” of “Premier Partner”-claims wegen zwaar; hoe hoger het partnership-niveau, des te dieper de commerciële verbondenheid. Een nuance: een adviseur die in het verleden gecertificeerd was, maar inmiddels niet meer, is een ander geval. Vraag naar de huidige status, niet naar de geschiedenis.
Voorbeeld uit de praktijk. Een groothandel in technische artikelen vroeg bij een adviespartij door naar de partner-status. De partij gaf aan “tegenwoordig agnostisch te werken”. Een snelle check op de website van de softwareleverancier toonde echter nog een actieve Gold Partner-vermelding. Dat soort discrepanties zijn niet noodzakelijk kwaadwillig, maar zeggen wel iets over de discipline waarmee de positie wordt onderhouden.
Criterium 3: de tariefstructuur
Wat u toetst: hoe het werk wordt gefactureerd. Een onafhankelijke adviseur factureert uren of een vast tarief voor het selectietraject. Geen succes-fee gekoppeld aan een specifieke keuze, geen kickback op licenties, geen verborgen marge die meebeweegt met de uitkomst.
De vraag: “Hoe is uw tariefstructuur opgebouwd voor een selectietraject of governance-opdracht? Is een deel van uw vergoeding afhankelijk van welk platform de organisatie kiest?”
Hoe u het antwoord interpreteert: een transparant uurtarief of een vaste fixed fee zonder uitkomstvariabele is het ideaal. Bij elke vorm van “succes-fee” of “platform-bonus” stopt de onafhankelijkheid. Ook constructies waarin een deel van de adviesvergoeding wordt verrekend met implementatiekorting bij een specifieke partner verdienen kritische aandacht.
Voorbeeld uit de praktijk. Een dienstverlener in maintenance kreeg een opvallend lage prijs voor de selectie-fase aangeboden. Bij doorvragen bleek dat de adviespartij een afspraak had met de favoriete implementatiepartner: bij keuze voor die partner werd een deel van de adviesvergoeding nabetaald als verwijzingscommissie. De lage prijs vooraf was effectief een korting met een commerciële sturing achteraf. Het traject werd alsnog herstart met een neutrale partij.
Criterium 4: het project-portfolio
Wat u toetst: of de adviseur in de afgelopen drie jaar een gevarieerd portfolio heeft opgebouwd over meerdere ERP-platformen. Een echte onafhankelijke heeft projecten op AFAS én SAP, op Exact én Dynamics, op Oracle én Infor. Een portfolio dat voor 80 procent rust op één platform is geen onafhankelijk portfolio, ook al spreekt de adviseur zo over zichzelf.
De vraag: “Kunt u uw portfolio van de afgelopen drie jaar verdelen over ERP-platformen? Hoeveel projecten op Microsoft Dynamics 365, hoeveel op SAP, hoeveel op AFAS, hoeveel op Exact, hoeveel op Oracle of overige?”
Hoe u het antwoord interpreteert: een redelijk evenwichtige verdeling, bijvoorbeeld geen platform boven de 40 procent, is een sterk signaal. Een verdeling waarin één platform meer dan 60 procent vertegenwoordigt, ontkracht de neutraliteit. Vraag bij een gunstige verdeling door naar concrete projecten per platform; abstracte percentages zonder vindbare cases zeggen weinig.
Voorbeeld uit de praktijk. Een MT van een Nederlandse distributeur kreeg van een adviespartij een prachtige portfolio-pagina te zien. Bij doorvragen bleek dat ruim 85 procent van de projecten van het afgelopen jaar op één platform draaide, en de overige projecten betroffen audits zonder implementatiebetrokkenheid. De ervaring was er, de breedte niet. Voor de selectie van dat MT was dat onvoldoende.
Criterium 5: kickbacks en finders-fees
Wat u toetst: of de adviseur indirecte vergoedingen ontvangt voor doorverwijzingen. Sommige resellers betalen een finders-fee per gesloten deal. Voor u onzichtbaar, maar wel een prikkel die het advies stuurt. Het is een vorm van vendor-incentive die niet altijd in contracten staat en die zelden uit zichzelf wordt benoemd.
De vraag: “Ontvangt u finders-fees, doorverwijzingsprovisies of andere indirecte vergoedingen van softwareleveranciers of implementatiepartners wanneer een klant uit uw selectietraject bij hen terechtkomt?”
Hoe u het antwoord interpreteert: een direct nee, idealiter met de bevestiging dat dit ook contractueel zo is geregeld, is wat u zoekt. Vaag of ontwijkend antwoorden (“dat verschilt per situatie”, “we hebben goede contacten”) is een waarschuwing. Een transparante adviseur zegt zonder reserve hoe het verdienmodel is opgebouwd, ook richting de implementatie-fase.
Voorbeeld uit de praktijk. Een organisatie vroeg expliciet of de selectie-adviseur een finders-fee zou krijgen wanneer een specifieke implementatiepartner werd gekozen. Het antwoord was eerst “wij krijgen geen commissie”, maar bij doorvragen bleek er sprake van een marketing-bijdrage van die partner aan de adviespartij. Marketing-bijdragen zijn een geliefde verpakking van wat economisch een verwijzingsvergoeding is. Het inzicht hielp de organisatie de selectie-vraag opnieuw kritisch te bekijken.
Criterium 6: eigenaarschap en groepsstructuur
Wat u toetst: wie de adviseur in eigendom heeft. Een adviesbureau dat juridisch onder een vendor- of implementatie-organisatie hangt, of dat onderdeel is van een groep met implementatiepartners als zusterbedrijven, kan structureel niet volledig onafhankelijk opereren. Eigenaarschap stuurt cultuur, beoordelingsdruk en strategische focus.
De vraag: “Wie is de eigenaar van uw bedrijf? Maakt uw organisatie deel uit van een holding of groep waarin ook implementatiepartners of resellers zitten?”
Hoe u het antwoord interpreteert: een onafhankelijk adviesbureau heeft eigen Nederlandse eigenaren zonder vendor-binding. Een 100 procent dochter van een implementatiepartner, ook als de namen verschillen, blijft een onderdeel van diezelfde commerciële keten. De juridische scheiding tussen zusterbedrijven is in de praktijk poreus: medewerkers wisselen, klanten worden gedeeld, omzet-targets liggen vaak op groepsniveau.
Voorbeeld uit de praktijk. Een opdrachtgever had een offerte ontvangen van een advies-BV die zich nadrukkelijk los positioneerde. Een KvK-check toonde dat de BV onderdeel was van een holding waarin ook een implementatiepartner zat, met dezelfde directeur. De personele en commerciële verstrengeling was hoog. Niet automatisch fataal, maar wel reden om de scope van het advies te beperken tot wat aantoonbaar buiten de groep viel.
Criterium 7: referenties bij niet-eigen implementaties
Wat u toetst: of de adviseur referenties kan leveren van klanten die op zijn advies een platform hebben gekozen dat de adviseur zelf niet implementeert. Dit is het sluitende criterium. Een onafhankelijke adviseur die zijn werk goed doet, adviseert weleens een platform dat niet in zijn eigen uitvoeringspraktijk past en verwijst dan door naar een passende implementatiepartner.
De vraag: “Kunt u één of meer klantreferenties leveren waarbij u een platform heeft geadviseerd dat u zelf niet implementeert? Mogen wij die klanten benaderen?”
Hoe u het antwoord interpreteert: ja, met concrete namen en de mogelijkheid om die klanten te spreken, is het sterkste signaal van neutraliteit. Een verbloemd nee (“dat komt zelden voor, omdat onze adviezen meestal goed aansluiten op onze expertise”) is een rood signaal. Het laat zien dat de adviespraktijk en de implementatiepraktijk niet daadwerkelijk gescheiden zijn beoordeeld.
Voorbeeld uit de praktijk. Een Nederlandse maakindustrie-organisatie kreeg van een vermeend onafhankelijke partij twee referenties, beide voor het platform dat de partij ook zelf implementeerde. Op de vraag naar referenties waarbij de partij een ander platform had geadviseerd, kwam geen antwoord. Voor de opdrachtgever was dat de doorslaggevende observatie om de partij te passeren.
Hoe u de antwoorden samen weegt
De zeven criteria zijn niet zwart-wit. Sommige partijen scoren op zes van de zeven sterk, met een verklaarbare uitzondering op het zevende. Andere scoren op drie en proberen dat te verbloemen. Een eenvoudige weging helpt.
Zeven op zeven met transparante onderbouwing is ideaal en zeldzaam. Het signaleert een operationele discipline die past bij echte onafhankelijke advisering. Vijf op zeven met een eerlijke uitleg over de overige twee kan acceptabel zijn, mits de uitzonderingen niet in de financiële laag zitten. Een verzachtende uitleg op criterium 4 (portfolio nog in opbouw) weegt anders dan een uitzondering op criterium 1 of 3. Onder de vijf op zeven is het een rood signaal, ongeacht de marketing-uitstraling van de partij.
Criteria 1, 2 en 3 (reseller-contract, vendor-certificering, tariefstructuur) wegen zwaarder dan criteria 4 tot en met 7. Een falende score op één van de eerste drie is per definitie diskwalificerend voor de selectie-fase. Falen op één van de laatste vier is reden voor een gesprek, niet meteen voor afwijzing.
De zeven criteria zijn niet bedoeld als afvinklijst, maar als gespreksinstrument. Dit komt doordat een eerlijk gesprek over de positie meer zegt dan een lijstje aangevinkte vakjes. De toon van het antwoord zegt vaak meer dan het antwoord zelf.
Wanneer een formele toets wel of niet de moeite waard is
Niet elk ERP-traject vraagt om een grondige toetsing van de adviseur. Bij een korte second opinion van een paar dagen weegt de overhead van een uitgebreid toetsingsgesprek mogelijk niet op tegen het voordeel. Bij een meerjarige selectie- en governance-opdracht met substantieel projectbudget is een grondige toets onmisbaar.
De vuistregel die wij hanteren: als de adviseur ingebed wordt in uw selectie- of governance-laag voor meer dan zes maanden, is een formele toetsing van de zeven criteria standaard onderdeel van het inkooptraject. U laat dit vastleggen in het contract: de adviseur verklaart aan de zeven criteria te voldoen op het moment van ondertekening, en meldt elke wijziging in zijn positie tijdens de opdracht binnen veertien dagen.
Bij korte opdrachten (een second opinion van twee tot drie weken bijvoorbeeld) volstaat een mondelinge toets op de drie zwaarste criteria. Daar zit ook praktische logica achter. Een second opinion die binnen twee weken een conclusie oplevert, leunt zwaarder op de inhoud dan op de governance-structuur. Een meerjarige opdracht draait juist om de structuur.
Voor selectiebegeleiding en partnerselectie raden wij organisaties altijd aan de zeven criteria expliciet in de offertefase te toetsen. Een offerte van een week extra wachten op antwoorden, in ruil voor een tien tot vijftien jaar lopende softwarekeuze, is een verstandige investering. Bij vastlopende implementaties waar een second opinion nodig is, is de toets compacter maar net zo bindend op criteria 1 tot en met 3.
Een goede selectiepartij past in een breder selectiekader. Lees voor de complete aanpak onze gids voor ERP-selectie en de stappen bij het kiezen van een implementatiepartner.
Veelgestelde vragen
Wat is het belangrijkste criterium om een onafhankelijke ERP-consultant te herkennen?
De drie zwaarste criteria zijn het reseller-contract, de vendor-certificering en de tariefstructuur. Bij een ja op één van deze drie is de onafhankelijke positie feitelijk al uitgehold, ongeacht hoe vendor-neutraal de adviseur communiceert. De overige vier criteria zijn aanvullend en helpen bij de fijn-afstemming.
Hoeveel platformen moet een onafhankelijke adviseur in zijn portfolio hebben?
Een gezond portfolio toont projecten op minimaal drie verschillende ERP-platformen in de afgelopen drie jaar, met geen enkel platform boven de 40 procent. Dit signaleert daadwerkelijke breedte van expertise. Een portfolio waarin één platform 60 procent of meer omvat, ondermijnt de claim van onafhankelijkheid in de praktijk.
Is een ex-implementatiepartner die nu adviseert automatisch onafhankelijk?
Niet automatisch. Beoordeel de huidige positie aan de zeven criteria, niet de historie. Een ex-implementatiepartner met opgebouwde platform-expertise die nu zuiver advies geeft zonder reseller-contract en zonder vendor-certificering kan een sterke onafhankelijke positie hebben. Maar alleen als de drie zwaarste criteria op orde zijn.
Hoe ga ik om met een adviseur die zes van de zeven criteria haalt?
Lees de uitzondering kritisch. Een uitzondering op criterium 4 (portfolio nog in opbouw) is anders te wegen dan een uitzondering op criterium 1 of 3. Voor opdrachten van meer dan zes maanden adviseren wij geen uitzonderingen op de eerste drie criteria. Voor kortere opdrachten weegt u inhoudelijke kwaliteit en uitzondering tegen elkaar af.
Mag ik de zeven criteria letterlijk in een offerteaanvraag opnemen?
Ja. Een professionele adviseur waardeert het juist. Het maakt het inkooptraject objectiever en geeft de adviseur de gelegenheid om de positie helder toe te lichten. Vraag naar de zeven antwoorden in de offerte zelf, niet pas in het selectiegesprek. Dat haalt verrassingen later in het traject weg.
Waar vind ik de openbare bronnen om vendor-certificering te checken?
De partner-directories van de softwareleveranciers (Microsoft, SAP, Oracle, AFAS en Exact) zijn allemaal openbaar doorzoekbaar. Een snelle check kost minder dan tien minuten en levert vaak het belangrijkste antwoord op criterium 2 voordat het gesprek met de adviseur begint.
Volgende stap
De zeven criteria zijn bedoeld om u zekerheid te geven voordat u een adviseur in vertrouwen neemt. Niet als wantrouwig afvinklijstje, wel als professioneel inkoopinstrument. Een adviseur die de zeven vragen open beantwoordt, doet zijn werk goed. Een adviseur die er omheen draait, geeft u al een belangrijk signaal voordat de opdracht is gestart.
Twijfelt u over de positie van een partij waarmee u in gesprek bent, of wilt u sparren over uw selectie- of governance-vraag? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij beantwoorden de zeven vragen voor onszelf graag eerst, voordat u uw situatie deelt.
Lees verder over wat onafhankelijk ERP-advies precies inhoudt en hoe het zich verhoudt tot een implementatiepartner of vendor-adviseur.
Sibling-artikelen: Lees ook wanneer een second opinion bij een vastgelopen ERP-implementatie zinvol is, en de zeven verschillen tussen onafhankelijk advies en vendor-advies.
Aanvullend: Lees ook wanneer onafhankelijk ERP-advies wel en niet zinvol is en wat onafhankelijk ERP-advies mag kosten.