ERP voor groothandel kiezen
Toets bij ERP voor de groothandel of het systeem twee dingen tegelijk juist vastlegt: waar uw voorraad ligt en welke prijs bij welke klant hoort. Ga ook na of die twee op elkaar aansluiten in orders, levering en facturatie. Op deze pagina leest u wat er speelt, waarop u ERP-software voor de groothandel selecteert en waarop u per groeifase let. Lees ook hoe een ERP-selectie verloopt, van bedrijfsvraag tot besluit.
Wat er speelt in de sector
Welke systemen er draaien
Wat knelt per groeifase
Wat speelt er in groothandel en distributie?
Vier ontwikkelingen bepalen op dit moment welke eisen een groothandel aan zijn systeem stelt. Ga na welke daarvan voor uw klanten en uw magazijn gelden.
Zelfbediening is een kanaal geworden, geen zijstroom
Ga na of uw zakelijke afnemers online hun eigen prijs, hun voorraadstand en de status van hun order willen zien. Dat is geen webshop naast het systeem, dat is het systeem dat naar buiten kijkt.
Een voorraadstand die één keer per nacht wordt bijgewerkt, belooft wat u niet kunt leveren.
Voorraad ligt niet meer op één plek
Meerdere magazijnen, voorraad bij een leverancier, rechtstreekse levering en retourstromen komen naast elkaar voor. De vraag is niet hoeveel u heeft, maar hoeveel u waar heeft en wat daarvan al vergeven is.
Wie alleen op totaalniveau telt, loopt het risico iets te verkopen dat er ligt maar niet beschikbaar is.
De prijs is per klant een afspraak, geen lijst
Staffels, jaarafspraken, actieprijzen en klantspecifieke kortingen stapelen zich op. Kijk bij schommelende inkoopprijzen daarom naar de marge per orderregel.
Zonder marge op regelniveau stuurt u op omzet en merkt u pas bij de jaarrekening wat het opleverde.
Afnemers vragen productinformatie die u nu niet vastlegt
Ga na welke Europese regels over verpakking, herkomst en productinformatie voor uw artikelen gelden. Toets ook of de gegevens die daarvoor nodig zijn compleet in uw artikelbestand staan.
Uw artikelgegevens moeten rijker worden dan uw huidige systeem van u vraagt.
Recent over deze sector
Waarop selecteert u een ERP-systeem voor de groothandel?
Toets kandidaten op uw eigen orderstroom, niet op een functielijst. Stel bij elk criterium dezelfde vraag aan elke kandidaat, in de RFI of in een demonstratie op uw eigen artikelen.
Voorraad per locatie en magazijnkoppeling. Weet het systeem wat er per locatie ligt en wat daarvan al vergeven is? Vraag: "Hoe toont dit systeem de beschikbare voorraad per locatie, en welke gegevens gaan er naar het magazijnsysteem en weer terug?"
Prijsafspraken en kortingen per klant. Kan het systeem de afspraken per klant dragen zonder lijsten ernaast? Vraag: "Laat zien hoe een staffel, een jaarafspraak en een actieprijs voor dezelfde klant samen tot één prijs op de orderregel leiden."
Inkoop en aanvulling. Stelt het systeem inkoop voor op basis van werkelijke vraag en levervoorwaarden? Vraag: "Op basis waarvan maakt dit systeem een inkoopvoorstel, en hoe houdt het rekening met levertijden en minimale bestelhoeveelheden per leverancier?"
Orderstromen via EDI of webshop. Komen orders van buiten zonder overtypen binnen? Vraag: "Hoe komt een EDI- of webshoporder binnen, wat gebeurt er bij een fout in die order en wie ziet dat?"
Retouren. Worden retouren verwerkt in voorraad, financiën en klantafspraak tegelijk? Vraag: "Hoe verwerkt dit systeem een retourzending met gedeeltelijke creditering, en wanneer is het artikel weer beschikbaar voor verkoop?"
Leg in een business requirements scan vast hoe zwaar elk van deze criteria bij u weegt.
Welke ERP-systemen draaien er in de groothandel?
Deze systemen komt u in de Nederlandse groothandel onder meer tegen. Toets bij elk systeem hoeveel magazijnlogica het zelf draagt en hoeveel het aan een apart systeem overlaat.
Waarvoor gebouwd en waar u op let
| Systeem | Waarvoor het gebouwd is | Waar u op let |
|---|---|---|
| Exact | Nederlandse handelsbedrijven, met de financiële kant en de voorraad dicht bij elkaar. | Sterk op de administratie. Bij complexe magazijnprocessen komt er vaak een apart systeem naast. |
| Dynamics 365 Business Central | Handel met meerdere locaties of landen, waar ook koppelingen met andere software meespelen. | Breed inzetbaar, dus uw inrichting bepaalt het resultaat. Vraag wie hem beheert als uw assortiment verandert. |
| SAP Business One | Groothandels die in een internationale keten meedraaien of onderdeel zijn van een groter concern. | De keuze komt vaak uit de keten. Toets of uw eigen processen die keuze ook dragen. |
| Odoo | Handelsbedrijven die hun eigen inrichting willen beheren en koppelingen zelf willen leggen. | De vrijheid is de winst en het risico. Wie die kennis niet in huis heeft, betaalt hem in uren bij de partner. |
| Apart magazijnsysteem | Magazijnen met scannen, zonering en orderverzamelroutes die het ERP-systeem niet standaard kent. | Twee systemen betekent een koppeling. Spreek af wie hem onderhoudt als een van beide verandert. |
Geen volledig overzicht en geen aanbeveling. Wat past hangt af van uw magazijn en uw prijsafspraken, niet van hoe bekend een naam is.
Waar knelt het in elke groeifase?
Een groothandel loopt tegen andere grenzen aan dan een maakbedrijf. Neem de fase die eraan komt mee in uw keuze, niet alleen de fase waarin u nu zit.
Per groeifase
| Medewerkers | Wat er gebeurt | Waar het dan knelt |
|---|---|---|
| Tot ongeveer 25 | Eén magazijn, een overzichtelijk assortiment. Bestellen op gevoel en ervaring, prijzen in een lijst. | Nog weinig, tot het assortiment sneller groeit dan het overzicht. Nee verkopen valt dan pas op bij de klant. |
| 25 tot 100 | Het assortiment verbreedt, er komt een webshop of klantportaal bij, meer leveranciers en langere levertijden. | Wat online staat en wat in het magazijn ligt, lopen uiteen. Elke correctie kost een telefoontje. |
| 100 tot 250 | Een tweede locatie of een extern magazijn, rechtstreekse leveringen, klantspecifieke prijsafspraken op schaal. | Voorraad per locatie en marge per orderregel. Beide staan vaak buiten het systeem, in een eigen bestand. |
| Boven 250 | Meerdere landen, soms een overname met een tweede systeem, eigen merken naast handelsartikelen. | Artikelbeheer en consolidatie. Twee vestigingen noemen hetzelfde artikel anders, en dat werkt door tot in de inkoopkracht. |
Kies een systeem niet alleen voor het assortiment van vandaag.
Toets ook of het systeem past bij een extra locatie, een klantportaal of rechtstreekse levering. Vraag bij elke kandidaat wat er gebeurt als de voorraad op twee plekken ligt en de klant online wil zien wat beschikbaar is.
Vier vragen die de volgende fase toetsen
Neem ze mee naar elke demonstratie en laat ze op uw eigen artikelen beantwoorden. Een antwoord in algemeenheden is zelf ook een antwoord.
- Wat toont dit systeem een klant online als hetzelfde artikel op twee locaties ligt en deels vergeven is?
- Hoe legt dit systeem een klantspecifieke prijsafspraak vast, en wie kan die later aanpassen?
- Waar zie ik de marge per orderregel, en verwerkt die de werkelijke inkoopprijs?
- Wat is er nodig om een extra magazijn of een rechtstreekse levering aan te sluiten?
Veelgestelde vragen
- Welk ERP-systeem past bij een groothandel?
Dat hangt af van uw magazijnprocessen en uw prijsstructuur. Bij eenvoudige opslag volstaat de voorraadmodule van een breed systeem; bij scannen, zonering en orderverzamelroutes komt er een apart magazijnsysteem naast.
Begin daarom niet bij de systeemnaam maar bij de vraag hoe uw orders het magazijn uit gaan. Met die vraag valt een deel van de kandidaten al af.
- Wat is het verschil tussen ERP en WMS?
ERP bestuurt de order, de voorraadpositie en de financiën. Een WMS bestuurt het magazijn zelf: waar iets ligt, wie het pakt en in welke volgorde.
Elk ERP-systeem heeft voorraadfuncties, dus de vraag is niet of het kan. De vraag is of uw magazijn eigen logica heeft die het ERP-systeem niet kent.
- Heeft een groothandel een apart magazijnsysteem nodig?
Alleen als het magazijn eigen logica heeft: scannen op locatie, zonering, orderverzamelroutes of taken die over meerdere orders lopen. Ontbreekt die logica, dan koopt u met het tweede systeem vooral een koppeling.
Weeg mee dat twee systemen twee eigenaren vragen. Wijs ook voor de koppeling een eigenaar aan.
- Hoe koppelt u een webshop aan uw ERP-systeem?
Via een koppeling die artikelen, prijzen en voorraad naar buiten stuurt en orders terugbrengt. Beoordeel niet of dat kan, maar hoe vaak het gebeurt en wie hem onderhoudt.
Vraag daarom of voorraad en prijzen direct worden bijgewerkt of één keer per nacht.
- Wanneer is een groothandel toe aan een nieuw ERP-systeem?
Als voorraadposities structureel afwijken, prijsafspraken buiten het systeem worden bijgehouden, of niemand de marge per order kan laten zien zonder een eigen bestand.
Let behalve op groei ook op een tweede locatie of een klantportaal. Neem dit mee in uw eisen, zodat u kunt toetsen of een systeem daarbij past.
Verder lezen
Het traject waarmee u tot een keuze komt, en de koppelingen die daarna uw dagelijkse werk bepalen.
- Business requirements scan als vertrekpunt
- ERP-koppeling kiezen: iPaaS, API of point-to-point
- Waarom koppelingen werken tot er één systeem verandert
- Wanneer is uw ERP aan vervanging toe?
Verder in uw selectie
- ERP-selectie: het traject in zeven stappen
- ERP voor productie kiezen
- ERP voor dienstverlening kiezen
- Een ERP-implementatiepartner kiezen
Marktontwikkelingen veranderen. Deze pagina is voor het laatst nagelopen op 15 oktober 2026.
Een keuze in de groothandel laten toetsen
Onze consultants komen uit handel en distributie en kennen het verschil tussen wat er ligt en wat er beschikbaar is. Zij toetsen uw kandidaten op uw eigen orderstroom, en verdienen niets aan de uitkomst.
Wilt u eerst uw eisen scherp hebben? Plan een gesprek over een requirements-scan.
Waarmee wij helpen
- Bepalen of uw magazijn een apart systeem vraagt
- Demonstraties op uw eigen orders en prijsafspraken
- Toetsen of het systeem een tweede locatie aankan
In handel en distributie begeleidden wij eerder onder meer het selectietraject van Intracoat.