ERP-selectie: pakket en partner onderbouwd kiezen
ERP-selectie is het traject waarin u vaststelt welk ERP-pakket en welke implementatiepartner passen bij uw processen, uw risico's en uw ambities. Het resultaat is een onderbouwd besluit, geen voorkeur.
Waarop u een pakket toetst
Waarop u een partner toetst
Wanneer een traject niet nodig is
Twee besluiten, niet één
Een ERP-selectie kent twee besluiten die vaak als één worden behandeld: welke software u gaat gebruiken, en wie u helpt die in te voeren. Ze hebben verschillende faalvormen, en daarom hoort u ze apart te beoordelen.
Het pakket
Bepaalt wat mogelijk is. Past het niet, dan merkt u dat aan het aantal uitzonderingen dat u moet laten bouwen.
De partner
Bepaalt wat u werkelijk krijgt. Past die niet, dan merkt u dat aan het tempo waarin problemen worden opgelost.
Wie beide in één beoordeling stopt, ontdekt pas na livegang welke van de twee het probleem was.
Een ERP-selectie is dan ook geen vergelijking van functielijsten. Vrijwel elk gangbaar pakket vinkt vrijwel elke functie aan. Het onderscheid zit in wat standaard werkt binnen uw manier van werken, en wat pas werkt na aanpassing.
In welke stappen verloopt een ERP-selectie?
De volgorde werkt van bedrijfsvraag naar besluit. Het zwaartepunt ligt bewust vóór de demonstraties: wie stap één en twee overslaat, gebruikt de rest van het traject om een keuze te onderbouwen die al gemaakt was.
Vaststellen wat het bedrijf nodig heeft
Begin bij de processen die het geld verdienen, niet bij een functielijst. Leg vast welke stappen vandaag knellen, welke uitzonderingen echt voorkomen en welke daarvan verdwijnen zodra het proces verandert.
Zonder dit onderscheid koopt u uw huidige rommel opnieuw in.
Eisen scheiden van wensen
Een eis is iets waarzonder het bedrijf niet kan draaien. De rest is een wens. Wie dat onderscheid niet maakt, krijgt een lijst waarop elk pakket ongeveer even goed scoort.
Daarna valt de keuze terug op gevoel of op de mooiste demonstratie.
Longlist opstellen op feiten
Selecteer kandidaten op aantoonbare geschiktheid voor uw sector en uw omvang. Neem ook pakketten mee die u niet kent.
Een lijst met alleen bekende namen bevestigt wat men toch al vond.
Demonstraties op uw eigen scenario
Laat leveranciers niet hun standaarddemonstratie geven. Geef ze uw eigen orders, uw eigen uitzonderingen en uw eigen maandafsluiting.
Pas dan ziet u waar de standaard ophoudt en maatwerk begint.
Partner apart beoordelen
Het pakket bepaalt wat mogelijk is, de partner bepaalt wat u werkelijk krijgt. Toets beschikbaarheid van consultants, ervaring in uw sector en hoe zij omgaan met tegenvallers.
Vraag naar een traject dat moeizaam liep, niet alleen naar successen.
Besluit vastleggen met de afwegingen erbij
Leg vast waarom de keuze viel zoals hij viel, welke risico's bekend waren en welke aannames nog getoetst moeten worden.
Dat document verklaart later waarom bepaalde concessies zijn gedaan.
Waarop toetst u pakket en partner?
Per onderwerp stelt u twee verschillende vragen. Kunt u er maar één beantwoorden, dan kunt u op dat onderwerp nog geen besluit nemen.
Twee vragen per onderwerp
| Onderwerp | Over het pakket | Over de partner |
|---|---|---|
| Procesfit | Dekt het pakket uw kernproces standaard, zonder maatwerk? | Kent de partner dit proces uit eigen trajecten in uw sector? |
| Uitzonderingen | Hoe gaat het pakket om met uw afwijkende orders en klanten? | Adviseert de partner om uitzonderingen te schrappen of om ze te bouwen? |
| Data | Welke gegevens neemt u mee, en welke structuur eist het pakket? | Wie is eigenaar van de datakwaliteit, u of de partner? |
| Integraties | Zijn de koppelingen met uw bestaande systemen standaard beschikbaar? | Wie beheert de koppelingen na go-live, en met welke afspraken? |
| Beheer na go-live | Wat kunt u zelf inrichten en waarvoor blijft u afhankelijk? | Blijven dezelfde mensen betrokken, of wisselt het team na oplevering? |
| Verhouding kosten | Welke posten zitten in de licentie en welke komen daarbovenop? | Hoe verhoudt het uurtarief zich tot de benodigde begeleiding? |
Wanneer is een selectietraject nodig?
Niet elk ERP-vraagstuk vraagt om een selectie. Het scheelt veel als u dat vooraf vaststelt.
Wel een selectietraject
- Uw processen zijn veranderd en het systeem volgt niet meer
- U kunt niet meer overzien wat maatwerk u jaarlijks kost
- De leverancier stopt met ondersteunen of dwingt een migratie af
- U groeit naar een schaal of een land waar het systeem niet op gebouwd is
Beter iets anders
Het pakket past, de inrichting niet
Klachten gaan over schermen, rechten en rapportages, niet over wat het systeem kan. Een inrichtingstraject lost dat op tegen een fractie van de moeite.
Het knelpunt zit in het proces
Keert dezelfde uitzondering elke week terug omdat niemand hem mag weigeren, dan verplaatst nieuwe software dat probleem naar een nieuw scherm.
Er ligt al een keuze die niemand toetst
Dan is een second opinion op die keuze zinvoller dan een volledig traject. Toets de aannames, niet de kandidaten.
Veelgestelde vragen
- Wat houdt ERP-selectie in?
ERP-selectie is het traject waarin u vaststelt welk ERP-pakket en welke implementatiepartner passen bij uw processen, uw risico's en uw ambities.
Het traject eindigt met een onderbouwd besluit, niet met een voorkeur. De onderbouwing is het werkelijke product: die verklaart later waarom bepaalde concessies zijn gedaan.
- Wat is een ERP-pakket?
Een ERP-pakket is standaardsoftware die de kernprocessen van een organisatie in één samenhangend systeem ondersteunt, zoals inkoop, voorraad, productie, verkoop en financiën.
De kracht zit in de samenhang: een order verandert direct de voorraad, de planning en de cijfers. Die samenhang is ook de reden dat een verkeerde keuze zo lang doorwerkt.
- Hoe kiest u de juiste ERP-implementatiepartner?
Beoordeel de partner los van het pakket, op sectorervaring, beschikbaarheid van consultants en op hoe zij omgaan met tegenvallers in eerdere trajecten.
Vraag naar een traject dat moeizaam liep en naar wat zij daarvan hebben veranderd. Een partner die alleen successen kan noemen, heeft ofwel weinig gedaan, ofwel weinig geleerd.
- Hoe lang duurt een ERP-selectie?
De doorlooptijd wordt bepaald door de beschikbaarheid van uw eigen mensen, niet door het aantal kandidaten.
Het zwaartepunt ligt vóór de demonstraties. Wie zijn eisen scherp heeft, doorloopt de rest snel. Wie dat overslaat, blijft hangen in vergelijkingen die niets beslissen.
- Kunt u een ERP-selectie zelf doen?
Ja, mits u iemand vrijmaakt die de processen kent, de tijd heeft en geen belang heeft bij de uitkomst. Dat laatste is in de praktijk de lastigste voorwaarde.
De vraag is niet of u het kunt, maar wie de tegenspraak organiseert. Externe begeleiding is zinvol zodra die drie voorwaarden niet samenvallen.
Verder lezen over ERP-selectie
Deze pagina beschrijft het traject. De artikelen hieronder nemen er telkens één onderdeel uit en gaan daar dieper op in.
Uw selectie laten toetsen
ERP Company begeleidt selectietrajecten aan klantzijde en toetst keuzes die al gemaakt zijn. Wij zijn platform-onafhankelijk en hebben geen partnerbinding met softwareleveranciers, dus wij hebben geen belang bij de uitkomst.
Waarmee wij helpen
- Toetsing van uw eisen voordat u de markt op gaat
- Begeleiding bij pakket- en partnerkeuze
- Second opinion op een keuze die al gemaakt is