Hoe herkent u een onafhankelijke ERP-consultant: 7 criteria

Het woord onafhankelijk kunt u tegenkomen bij ERP-adviseurs op websites, in pitches en in offertes. Zonder scherpe definitie zegt die term weinig. Het woord alleen vertelt u niet of er commerciële prikkels onder de motorkap zitten die de neutraliteit feitelijk uithollen.

Dat is een probleem voor u als opdrachtgever. Behandel een ERP-keuze als een beslissing voor de lange termijn. Vraag uzelf daarom af of het advies dat u krijgt vrij is van prikkels die naar een bepaald platform sturen. Toets de neutraliteit van uw adviseur bij voorkeur al in de selectie-fase.

Dit artikel werkt zeven concrete criteria uit waarmee u kunt toetsen of een ERP-consultant onafhankelijk is. Bij elk criterium leest u wat u toetst, welke vraag u stelt, hoe u het antwoord interpreteert, en waar u in de praktijk op let. Tot slot een handvat om de antwoorden samen te wegen en de momenten waarop een formele toets de moeite waard is.

Wat onafhankelijkheid feitelijk betekent

Onafhankelijk ERP-advies is geen marketingclaim. Het is een operationele positie die u kunt meten aan drie feitelijke voorwaarden.

Eén: er is geen reseller-contract met een softwareleverancier. Twee: er zijn geen vendor-incentives die meebewegen met uw uiteindelijke keuze. Drie: de adviseur is geen officieel gecertificeerde partner van Microsoft, SAP, Oracle, AFAS of Exact. Voldoet een partij niet aan deze drie, dan is de neutraliteit per definitie onvolledig, ongeacht de intentie.

Onafhankelijkheid is een meetbare positie, niet een gevoel. U kunt de drie voorwaarden toetsen via openbare bronnen, contracten en een eerlijk gesprek. De zeven criteria hieronder zijn de operationele uitwerking van die drie voorwaarden, vertaald naar vragen die u kunt stellen voordat u iemand in vertrouwen neemt.

Lees voor de bredere context wat onafhankelijk ERP-advies precies inhoudt en wanneer u het wel of niet nodig heeft.

De zeven criteria uitgewerkt

Criterium 1: het reseller-contract

Wat u toetst: of de adviseur een actief reseller-contract heeft met één of meer softwareleveranciers. Vraag of de adviseur licenties van een leverancier doorverkoopt en of hij daaraan verdient.

De vraag: “Heeft u een actief reseller- of distributiecontract met een softwareleverancier, en zo ja, met welke?”

Hoe u het antwoord interpreteert: een ja-antwoord, hoe nuancevol ook ingekleurd, betekent geen onafhankelijke positie. Argumenten als “wij verkopen het contract niet zelf” of “de marge gaat naar een zusterbedrijf” zijn varianten van hetzelfde bezwaar. Het commerciële belang bestaat, ongeacht waar de marge belandt.

Waar u op let. Een partij die haar pitch opent met “onafhankelijk advies”, beantwoordt daarmee de vraag naar een reseller-contract nog niet. Vraag daarom concreet door, en leg het antwoord naast de platformen die de partij later aanbeveelt.

Criterium 2: de vendor-certificering

Wat u toetst: of de adviseur een officieel gecertificeerde partner is van een softwareleverancier (Microsoft, SAP, Oracle, AFAS, Exact, Infor of vergelijkbaar). Vraag bij een partnercertificering welke verplichtingen daaraan verbonden zijn, zoals sales-targets, marketing-coöperatie of voorrang voor het eigen platform in pitches; zulke verplichtingen zijn niet verenigbaar met onafhankelijk advies.

De vraag: “Bent u een officieel gecertificeerde implementatie- of consultancy-partner van een softwareleverancier? Zo ja, op welk niveau?”

Hoe u het antwoord interpreteert: ja is een rood signaal. Ook “Gold Partner” of “Premier Partner”-claims wegen zwaar; vraag bij een hoger partnership-niveau door naar de commerciële afspraken die daarbij horen. Een nuance: een adviseur die in het verleden gecertificeerd was, maar inmiddels niet meer, is een ander geval. Vraag naar de huidige status, niet naar de geschiedenis.

Waar u op let. Leg een mondeling antwoord over de partner-status naast de partnervermelding op de website van de softwareleverancier. Een antwoord als “wij werken tegenwoordig agnostisch” sluit een actieve partnervermelding niet uit. Een verschil tussen beide is niet noodzakelijk kwaadwillig, maar wel een reden om door te vragen.

Criterium 3: de tariefstructuur

Wat u toetst: hoe het werk wordt gefactureerd. Een onafhankelijke adviseur factureert uren of een vast tarief voor het selectietraject. Geen succes-fee gekoppeld aan een specifieke keuze, geen kickback op licenties, geen verborgen marge die meebeweegt met de uitkomst.

De vraag: “Hoe is uw tariefstructuur opgebouwd voor een selectietraject of governance-opdracht? Is een deel van uw vergoeding afhankelijk van welk platform de organisatie kiest?”

Hoe u het antwoord interpreteert: een transparant uurtarief of een vast bedrag zonder uitkomstvariabele is wat u zoekt. Bij elke vorm van “succes-fee” of “platform-bonus” stopt de onafhankelijkheid. Ook constructies waarin een deel van de adviesvergoeding wordt verrekend met implementatiekorting bij een specifieke partner verdienen kritische aandacht.

Waar u op let. Vraag bij een opvallend lage prijs voor de selectie-fase hoe die prijs tot stand komt. Vraag ook of er afspraken zijn met implementatiepartners waarbij een deel van de adviesvergoeding later wordt betaald als verwijzingscommissie. In dat geval is een lage prijs vooraf effectief een korting met een commerciële sturing achteraf.

Criterium 4: het project-portfolio

Wat u toetst: of de adviseur recent een gevarieerd portfolio heeft opgebouwd over meerdere ERP-platformen. Een onafhankelijke adviseur kan projecten laten zien op meerdere platformen, bijvoorbeeld op AFAS én SAP, op Exact én Dynamics, op Oracle én Infor. Rust een portfolio grotendeels op één platform, vraag dan hoe dat zich verhoudt tot de onafhankelijkheid die de adviseur claimt.

De vraag: “Kunt u uw recente projecten verdelen over ERP-platformen? Hoeveel projecten op Microsoft Dynamics 365, hoeveel op SAP, hoeveel op AFAS, hoeveel op Exact, hoeveel op Oracle of overige?”

Hoe u het antwoord interpreteert: een spreiding over meerdere platformen, zonder dat één platform overheerst, past bij een adviseur zonder voorkeur. Overheerst één platform, vraag dan door naar de reden en weeg die mee. Er bestaat geen vaste grens; leg de verdeling naast de platformen die de adviseur u aanbeveelt. Vraag bij een gunstige verdeling door naar concrete projecten per platform; percentages zonder vindbare projecten zeggen weinig.

Waar u op let. Een verzorgde portfolio-pagina zegt nog niet hoe de projecten over de platformen verdeeld zijn. Vraag daarom naar de verdeling per platform en naar de rol per project: een audit zonder implementatiebetrokkenheid is een andere ervaring dan een implementatie.

Criterium 5: kickbacks en finders-fees

Wat u toetst: of de adviseur indirecte vergoedingen ontvangt voor doorverwijzingen. Vraag of de adviseur een finders-fee ontvangt, dus een vergoeding per gesloten deal voor het aanbrengen van een klant. Ook als u zo'n vergoeding niet ziet, is het een prikkel die het advies kan sturen. Het is een vorm van vendor-incentive; vraag er daarom expliciet naar, ook als het niet in een contract staat.

De vraag: “Ontvangt u finders-fees, doorverwijzingsprovisies of andere indirecte vergoedingen van softwareleveranciers of implementatiepartners wanneer een klant uit uw selectietraject bij hen terechtkomt?”

Hoe u het antwoord interpreteert: een direct nee, idealiter met de bevestiging dat dit ook contractueel zo is geregeld, is wat u zoekt. Vaag of ontwijkend antwoorden (“dat verschilt per situatie”, “we hebben goede contacten”) is een waarschuwing. Een transparante adviseur zegt zonder reserve hoe het verdienmodel is opgebouwd, ook richting de implementatie-fase.

Waar u op let. Vraag niet alleen naar commissies, maar ook naar andere bijdragen van implementatiepartners aan de adviespartij, zoals een marketing-bijdrage. Een antwoord als “wij krijgen geen commissie” sluit zo'n bijdrage niet uit. Vraag bij zo'n bijdrage of die samenhangt met doorverwijzingen, en weeg haar in dat geval als een verwijzingsvergoeding.

Criterium 6: eigenaarschap en groepsstructuur

Wat u toetst: wie de adviseur in eigendom heeft. Een adviesbureau dat juridisch onder een vendor- of implementatie-organisatie hangt, of dat onderdeel is van een groep met implementatiepartners als zusterbedrijven, kan structureel niet volledig onafhankelijk opereren. Vraag daarom ook of eigenaarschap invloed heeft op cultuur, beoordelingsdruk en strategische focus.

De vraag: “Wie is de eigenaar van uw bedrijf? Maakt uw organisatie deel uit van een holding of groep waarin ook implementatiepartners of resellers zitten?”

Hoe u het antwoord interpreteert: een onafhankelijk adviesbureau heeft eigenaren zonder vendor-binding. Een volledige dochter van een implementatiepartner, ook als de namen verschillen, blijft een onderdeel van diezelfde commerciële keten. Vraag bij zusterbedrijven daarom door hoe de juridische scheiding in de praktijk werkt: wisselen medewerkers, worden klanten gedeeld, liggen omzet-targets op groepsniveau?

Waar u op let. Controleer ook bij een advies-BV die zich nadrukkelijk los positioneert via een uittreksel van de Kamer van Koophandel of de BV onderdeel is van een holding waarin ook een implementatiepartner zit. Let daarbij ook op personele verbanden, zoals dezelfde directeur. Zo'n verband is niet automatisch fataal, maar wel een reden om te overwegen de scope van het advies te beperken tot wat aantoonbaar buiten de groep valt.

Criterium 7: referenties bij niet-eigen implementaties

Wat u toetst: of de adviseur referenties kan leveren van klanten die op zijn advies een platform hebben gekozen dat de adviseur zelf niet implementeert. Dit criterium toetst of het advies los staat van de eigen implementatiepraktijk. Een onafhankelijke adviseur die zijn werk goed doet, adviseert weleens een platform dat niet in zijn eigen uitvoeringspraktijk past en verwijst dan door naar een passende implementatiepartner.

De vraag: “Kunt u één of meer klantreferenties leveren waarbij u een platform heeft geadviseerd dat u zelf niet implementeert? Mogen wij die klanten benaderen?”

Hoe u het antwoord interpreteert: ja, met concrete namen en de mogelijkheid om die klanten te spreken, is een duidelijk signaal van neutraliteit. Een verbloemd nee (“dat komt zelden voor, omdat onze adviezen meestal goed aansluiten op onze expertise”) is een rood signaal. Vraag dan door of de adviespraktijk en de implementatiepraktijk gescheiden worden beoordeeld.

Waar u op let. Kijk bij de referenties die u krijgt of ze allemaal gaan over het platform dat de partij zelf implementeert. Vraag in dat geval expliciet naar een referentie waarbij de partij een ander platform heeft geadviseerd. Blijft een antwoord uit, dan kunt u dat meewegen in uw keuze.

Hoe u de antwoorden samen weegt

De zeven criteria zijn niet zwart-wit. Een partij kan op zes van de zeven sterk scoren, met een verklaarbare uitzondering op het zevende. Een andere partij kan op drie scoren en dat proberen te verbloemen. Een eenvoudige weging helpt.

Zeven op zeven met transparante onderbouwing is wat u zoekt. Het signaleert een operationele discipline die past bij onafhankelijke advisering. Vijf op zeven met een eerlijke uitleg over de overige twee kan acceptabel zijn, mits de uitzonderingen niet in de financiële laag zitten. Een verzachtende uitleg op criterium 4 (portfolio nog in opbouw) weegt anders dan een uitzondering op criterium 1 of 3. Onder de vijf op zeven is het een rood signaal, ongeacht de marketing-uitstraling van de partij.

Criteria 1, 2 en 3 (reseller-contract, vendor-certificering, tariefstructuur) wegen zwaarder dan criteria 4 tot en met 7. Een falende score op één van de eerste drie is per definitie diskwalificerend voor de selectie-fase. Falen op één van de laatste vier is reden voor een gesprek, niet meteen voor afwijzing.

De zeven criteria zijn niet bedoeld als afvinklijst, maar als gespreksinstrument. Gebruik ze om in gesprek te gaan over de positie van de adviseur, niet alleen om vakjes aan te vinken. Let daarbij ook op de toon van het antwoord, niet alleen op de inhoud.

Wanneer een formele toets wel of niet de moeite waard is

Niet elk ERP-traject vraagt om een formele toetsing van de adviseur. Bij een beperkte second opinion weegt de overhead van een uitgebreid toetsingsgesprek mogelijk niet op tegen het voordeel. Bij een omvangrijke selectie- en governance-opdracht met substantieel projectbudget raden wij een formele toets aan.

Een vuistregel: als de adviseur structureel wordt ingebed in uw selectie- of governance-laag, maak dan een formele toetsing van de zeven criteria standaard onderdeel van het inkooptraject. U laat dit vastleggen in het contract: de adviseur verklaart aan de zeven criteria te voldoen op het moment van ondertekening, en meldt elke wijziging in zijn positie tijdens de opdracht binnen een termijn die u samen afspreekt.

Bij beperkte opdrachten, zoals een second opinion, volstaat een mondelinge toets op de eerste drie criteria. Daar zit ook praktische logica achter. Een second opinion leunt zwaarder op de inhoud dan op de governance-structuur. Een governance-opdracht die structureel in uw organisatie is ingebed, draait juist om de structuur.

Voor selectiebegeleiding en partnerselectie raden wij organisaties aan de zeven criteria expliciet in de offertefase te toetsen. Plan in de offertefase ruimte in om deze antwoorden te ontvangen en te beoordelen. Bij vastlopende implementaties waar een second opinion nodig is, is de toets compacter maar net zo bindend op criteria 1 tot en met 3.

Een goede selectiepartij past in een breder selectiekader. Lees voor de complete aanpak onze stappen voor ERP-selectie en de stappen bij het kiezen van een implementatiepartner.

Veelgestelde vragen

Welke criteria wegen zwaarder bij het herkennen van een onafhankelijke ERP-consultant?

De eerste drie criteria wegen zwaarder dan de rest: het reseller-contract, de vendor-certificering en de tariefstructuur. Bij een ja op één van deze drie is de onafhankelijke positie feitelijk al uitgehold, ongeacht hoe vendor-neutraal de adviseur communiceert. De overige vier criteria zijn aanvullend en helpen bij de fijn-afstemming.

Hoeveel platformen moet een onafhankelijke adviseur in zijn portfolio hebben?

Daar bestaat geen vaste norm voor. Vraag naar recente projecten per platform en kijk of ze over meerdere platformen verspreid zijn, zonder dat één platform overheerst. Overheerst één platform, vraag dan naar de reden en leg de verdeling naast de platformen die de adviseur u aanbeveelt.

Is een ex-implementatiepartner die nu adviseert automatisch onafhankelijk?

Niet automatisch. Beoordeel de huidige positie aan de zeven criteria, niet de historie. Een ex-implementatiepartner met opgebouwde platform-expertise die nu zuiver advies geeft zonder reseller-contract en zonder vendor-certificering kan een sterke onafhankelijke positie hebben. Maar alleen als de eerste drie criteria op orde zijn.

Hoe ga ik om met een adviseur die zes van de zeven criteria haalt?

Lees de uitzondering kritisch. Een uitzondering op criterium 4 (portfolio nog in opbouw) is anders te wegen dan een uitzondering op criterium 1 of 3. Voor opdrachten waarin de adviseur structureel wordt ingebed in uw selectie- of governance-laag, adviseren wij geen uitzonderingen op de eerste drie criteria. Voor beperktere opdrachten, zoals een second opinion, weegt u inhoudelijke kwaliteit en uitzondering tegen elkaar af.

Mag ik de zeven criteria letterlijk in een offerteaanvraag opnemen?

Ja. Zo legt u alle adviseurs dezelfde vragen voor en geeft u ieder de gelegenheid om de positie helder toe te lichten. Vraag naar de zeven antwoorden in de offerte zelf, niet pas in het selectiegesprek. Dan heeft u de antwoorden op papier voordat het selectiegesprek begint.

Waar vind ik de openbare bronnen om vendor-certificering te checken?

Kijk op de website van de softwareleverancier (bijvoorbeeld Microsoft, SAP, Oracle, AFAS of Exact) of daar een partner-directory of partnerzoeker staat waarin u de adviseur kunt opzoeken. Zo'n check kunt u doen voordat het gesprek met de adviseur begint; de uitkomst is input voor criterium 2.

Volgende stap

De zeven criteria zijn bedoeld om u houvast te geven voordat u een adviseur in vertrouwen neemt. Niet als wantrouwig afvinklijstje, wel als professioneel inkoopinstrument. Een adviseur die de zeven vragen open beantwoordt, laat u zien hoe zijn positie in elkaar zit. Een adviseur die er omheen draait, geeft u al een belangrijk signaal voordat de opdracht is gestart.

Twijfelt u over de positie van een partij waarmee u in gesprek bent, of wilt u sparren over uw selectie- of governance-vraag? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij beantwoorden de zeven vragen voor onszelf graag eerst, voordat u uw situatie deelt.

Lees verder over wat onafhankelijk ERP-advies precies inhoudt en hoe het zich verhoudt tot een implementatiepartner of vendor-adviseur.

Lees ook: wanneer een second opinion bij een vastgelopen ERP-implementatie zinvol is, de zeven verschillen tussen onafhankelijk advies en vendor-advies, wanneer onafhankelijk ERP-advies wel en niet zinvol is en wat onafhankelijk ERP-advies mag kosten.