ERP-rapportage en BI: lagen, rollen en een rapportagescan

Stel u een controller voor die op maandagochtend de ERP-rapportage voor de vergadering van het managementteam (MT) van donderdag klaarzet. Het ERP-systeem levert de omzet per productgroep, maar de verkoopdirecteur rekent met de orders en de financieel directeur met de facturen. Dus exporteert zij twee overzichten, legt ze in een spreadsheet naast elkaar en schrijft er een toelichting bij waarom de getallen verschillen.

Op donderdag gaat het begin van de vergadering over die toelichting. Het besluit waarvoor de cijfers bedoeld waren, over de inkoop voor het voorjaar, schuift door naar de volgende keer.

In dit voorbeeld ontbreekt het niet aan data. Er is meer dan genoeg, en het systeem doet wat het moet doen. Wat ontbreekt, is een afspraak over welk getal leidend is, wie dat getal bewaakt en welk besluit ermee genomen wordt. Daar gaat deze gids over.

ERP-rapportage is het geheel van rapporten, overzichten en dashboards waarmee een organisatie de gegevens uit haar ERP-systeem omzet in informatie om op te sturen.

Wij beschrijven hieronder uit welke lagen die rapportage bestaat, welke rollen ervoor nodig zijn en waar het vertrouwen in de cijfers kan wegvallen. Daarna leest u hoe u uw eigen situatie in twaalf vragen toetst en hoe u kiest tussen de rapportage die in uw ERP-pakket zit en een aparte laag voor business intelligence (BI). Bij een aantal onderdelen verwijzen wij naar een artikel dat er dieper op ingaat. Wij leveren zelf business intelligence en reporting en hebben de gids zo geschreven dat u er ook zonder ons mee verder kunt.

Wat ERP-rapportage omvat: vier lagen met elk een eigen vraag

Rapportage uit een ERP-systeem is één woord voor veel dingen: “de rapportage”, “de dashboards” of “de cijfers”. Wij vinden het helderder om vier lagen te onderscheiden, omdat elke laag een andere vraag beantwoordt, door andere mensen wordt gebruikt en een andere eigenaar nodig heeft.

Laag	Welke vraag zij beantwoordt	Wie haar gebruikt	Wat er volgens ons kan misgaan zonder eigenaar
Operationele overzichten	Wat moet er vandaag gebeuren?	Planners, inkopers, magazijn, klantenservice	Lijsten worden buiten het systeem bijgehouden
Financiële rapportage en afsluiting	Wat is er gebeurd, en klopt het?	Controller, financiële administratie, accountant	De afsluiting leunt op handwerk en losse correcties
Managementinformatie	Liggen we op koers met wat we ons voornamen?	MT, afdelingshoofden	Een overleg begint met een discussie over de cijfers
Analyse en business intelligence	Waarom gebeurt het, en wat als we iets veranderen?	Controller, analist, directie	Een analyseomgeving zonder vaste vragen

Operationele overzichten: de lijsten van de dag

De eerste laag zit dicht op het werk. Denk aan de openstaande orders, de leveringen die vandaag de deur uit moeten, de voorraad onder het bestelniveau of de facturen die over de vervaldatum zijn. Volgens ons horen die lijsten thuis in het ERP-systeem zelf, bij de mensen die ermee werken, en horen ze bij de basis van de inrichting.

Wij lezen een spreadsheet op de afdeling die niemand ooit heeft aangevraagd als signaal dat deze laag niet goed is ingericht. Zo’n bestand ontstaat volgens ons als het systeem een uitzondering niet laat zien die de planner wel nodig heeft. Wij vinden dat zo’n bestand serieus genomen moet worden: het is een wens die nog geen weg naar het systeem heeft gevonden.

Financiële rapportage en afsluiting: wat er is gebeurd

De tweede laag beantwoordt de vraag wat er in de afgelopen periode is gebeurd, en of dat klopt. Het gaat om de winst- en verliesrekening, de balans, de cijfers per kostenplaats en de controles die bij een maand- of jaarafsluiting horen. Wij beschouwen deze laag als de basis onder alle andere: sluit een managementdashboard niet aan op de financiële administratie, dan verliest het volgens ons zijn gezag bij de eerste vraag van de financieel directeur.

Als eigenaar van deze laag adviseren wij de controller of het hoofd financiële administratie. De vraag die hier volgens ons op tafel moet, is hoeveel van de afsluiting nog handwerk is: correcties in een spreadsheet, boekingen die na de afsluiting worden rechtgezet, of aansluitingen die één persoon in haar hoofd maakt.

Managementinformatie: liggen we op koers?

De derde laag vertaalt de cijfers naar de doelen van het MT. Hier horen de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) thuis: omzet en marge per markt, leverbetrouwbaarheid, doorlooptijd, voorraadwaarde. De vraag is steeds: liggen we op koers met wat we ons hebben voorgenomen?

Wij vinden deze laag kwetsbaar, omdat zij leunt op definities waar afdelingen verschillend over kunnen denken. Wat telt als omzet: de order, de levering of de factuur? Wat is een tijdige levering: op de bevestigde of op de gevraagde datum? Over die vragen hoort volgens ons het MT te beslissen, en niet de persoon die het rapport bouwt. In ERP-stuurinformatie: waarom uw MT nog op Excel stuurt werken wij uit welke rollen nodig zijn om die definities betrouwbaar te houden.

Analyse en business intelligence: waarom het gebeurt

De vierde laag gaat een stap verder. Hier combineert u gegevens uit het ERP-systeem met gegevens uit andere bronnen, zoals de webshop, het magazijnsysteem of het klantsysteem, en zoekt u naar verklaringen en scenario’s. Dit is het terrein van een aparte BI-laag: een datamodel naast het ERP-systeem met een rapportagetool erbovenop.

Wij vinden een BI-laag waardevol als er vaste vragen zijn die het ERP-systeem zelf niet kan beantwoorden. Zonder die vragen dreigt volgens ons een omgeving waarin veel kan en weinig wordt gebruikt. In ERP-rapportage op MT-niveau: wanneer heeft u een aparte BI-laag nodig? staan de signalen waaraan u dat moment herkent.

Ingebouwde ERP-rapportage of een aparte BI-laag

De keuze tussen de rapportage die in uw ERP-pakket zit en een aparte BI-laag is een keuze waar u bij dit onderwerp niet omheen kunt. Ons antwoord begint steeds bij de vraag die u wilt beantwoorden, en pas daarna bij de techniek.

Uw situatie	Ingebouwde rapportage volstaat als	Een aparte BI-laag past als
Aantal bronnen	Vrijwel alle stuurinformatie in het ERP-systeem staat	U cijfers uit meerdere systemen moet combineren
Soort vraag	U wilt weten wat er gebeurd is en wat er openstaat	U wilt verbanden zien, historische trends of scenario’s
Gebruikers	De gebruikers ook in het ERP-systeem werken	Ook mensen zonder ERP-toegang de cijfers nodig hebben
Beheer	U geen eigen capaciteit hebt voor een datamodel	Er iemand is die het datamodel bijhoudt bij elke wijziging
Historie	De huidige inrichting de historie goed weergeeft	U wilt vergelijken over een systeemwissel of reorganisatie heen

Twee misverstanden willen wij hier rechtzetten. Het eerste is dat een BI-laag de discussie over definities oplost. Dat doet zij volgens ons alleen als die discussie vooraf is gevoerd; anders bouwt u de verschillen netjes na in een nieuwe tool. Het tweede is dat een BI-laag eenmalig gebouwd wordt. Volgens ons is zij juist een tweede systeem: elke wijziging in de inrichting van het ERP-systeem, elk nieuw artikelnummer en elke nieuwe kostenplaats kan het datamodel raken. Wie een BI-laag kiest, kiest dus ook voor het beheer ervan.

Welk pakket of welke rapportagetool u daarvoor gebruikt, laten wij in deze gids bewust open. Wij zijn aan geen enkele leverancier gebonden en adviseren de combinatie die past bij uw ERP-systeem, uw mensen en de vragen die u wilt beantwoorden.

Waar het vertrouwen in de cijfers wegvalt

Rapportage verliest haar waarde volgens ons geleidelijk. Wij onderscheiden vier mechanismen waardoor het vertrouwen in de cijfers stap voor stap afneemt. Volgens ons versterken ze elkaar, en is elk van de vier een plek om te beginnen.

1. Definities die niemand heeft vastgelegd. Is niet besloten wat omzet, marge of een tijdige levering is, dan kan elke afdeling haar eigen versie maken. Elke versie is dan te verdedigen, en daarom lost een discussie erover zich volgens ons niet vanzelf op.

2. Een cijfer zonder eigenaar. Als een getal in het dashboard verkeerd staat, wie zoekt dan uit waar het misgaat? Zonder vaste eigenaar komt die vraag volgens ons bij de bouwer van het rapport terecht, die de cijfers wel kan tonen maar niet kan beoordelen.

3. Handwerk tussen systeem en vergadering. Wij beschouwen elke stap tussen het systeem en de vergadering, zoals een export, een correctie of een samenvoeging, als een plek waar een getal kan veranderen zonder dat iemand het ziet. Handwerk is soms nodig. Wij vinden het een risico als niemand meer weet welke stappen er zijn.

4. Meer dashboards dan besluiten. Elk nieuw dashboard kan op zichzelf een kleine investering lijken. Stel dat er inmiddels tientallen staan, die elk een stukje van dezelfde vraag beantwoorden. Hoe u terugkomt bij een klein aantal cijfers dat het MT echt gebruikt, beschrijven wij in datagedreven besturen met ERP.

Gartner verwacht dat meer dan zeventig procent van de ERP-initiatieven die recent zijn ingevoerd hun oorspronkelijke bedrijfsdoelen niet helemaal zal waarmaken. Dat is een voorspelling over het halen van doelen, niet over deadlines, met een horizon tot 2027; het zegt niets over hoe rapportage wordt ingericht. Wij trekken er één les uit: wie niet kan zien of een doel dichterbij komt, ziet ook niet wanneer het buiten bereik raakt. Rapportage is volgens ons het instrument waarmee een organisatie haar eigen businesscase blijft volgen.

De rapportagescan: twaalf vragen in vier lagen

Met de twaalf vragen hieronder brengt u in kaart waar uw rapportage staat. Beantwoord ze met de controller, de functioneel beheerder en een MT-lid samen. Antwoord per vraag met ja, deels of nee, en noteer bij elk antwoord wie het weet.

Operationele overzichten

Werken de planners, inkopers en het magazijn met overzichten uit het ERP-systeem, zonder eigen lijsten ernaast?
Is er een vaste plek waar een gebruiker een ontbrekend overzicht kan aanvragen?
Weet de functioneel beheerder welke spreadsheets er op de afdelingen worden bijgehouden, en waarom?

Financiële rapportage en afsluiting

Sluit de maandrapportage aan op de financiële administratie zonder correcties achteraf?
Is beschreven welke stappen van de afsluiting nog handwerk zijn, en wie ze uitvoert?
Kan iemand anders dan de vaste opsteller de maandrapportage maken als die afwezig is?

Managementinformatie

Heeft het MT voor elke KPI vastgelegd hoe die berekend wordt en welk getal leidend is?
Heeft elke KPI een eigenaar die verklaart waarom het cijfer beweegt?
Is bij elke KPI afgesproken welk besluit volgt als het cijfer buiten de grens valt?

Analyse en business intelligence

Kunt u van elk dashboard zeggen welke vraag het beantwoordt en wie het gebruikt?
Is er iemand die het datamodel bijwerkt als de inrichting van het ERP-systeem verandert?
Komt het cijfer in het dashboard overeen met hetzelfde cijfer in het ERP-systeem, en weet u wat het verschil verklaart als dat niet zo is?

Wat de uitkomst betekent

De indeling hieronder is een eigen vuistregel van ERP Company, geen gemeten of bewezen grens. Zij helpt u bepalen waar u begint, en zegt niets over wat een verbetering zal opleveren.

Uitkomst	Wat het volgens ons zegt	Wat wij u aanraden
Ja op alle of bijna alle vragen	De basis staat; rapportage is in uw organisatie een vak	Houd het zo; toets bij elke wijziging van de doelen of de KPI’s er nog bij passen
Vooral ja en deels	Rapportage werkt, maar leunt op een paar mensen	Leg de definities en de handwerkstappen vast, zodat het overdraagbaar wordt
Nee bij vraag 7, 8 of 9	Het MT heeft de spelregels voor de cijfers nog niet bepaald	Begin bij de definities; investeer nog niet in nieuwe tools
Nee bij vraag 10, 11 of 12	De BI-laag is gegroeid zonder beheer	Ruim eerst op en beleg het beheer, voordat er iets bijkomt

Vraag 9 vinden wij een lastige. Een cijfer zonder afgesproken vervolgstap wordt volgens ons wel bekeken en besproken, maar stuurt niets. Wie bij die vraag nee antwoordt, heeft volgens ons meer aan een gesprek in het MT dan aan een nieuw dashboard.

Wie doet wat: vijf rollen achter betrouwbare rapportage

Een systeem kan cijfers tonen, maar wat ze betekenen, wie ze bewaakt en wat ermee gebeurt, is volgens ons aan mensen. Wij onderscheiden vijf rollen. In een kleinere organisatie kan één persoon er meer dan één vervullen, zolang duidelijk is welke pet zij op heeft.

Rol	Verantwoordelijk voor	Hoort bij voorkeur bij
MT-sponsor	Bepalen welke doelen in de rapportage terugkomen en welke definities gelden	Directie of MT
Eigenaar per KPI	Het cijfer verklaren en het gesprek erover voeren	Het afdelingshoofd van het proces
Controller	De aansluiting op de financiële administratie en de afsluiting	Financiën
Functioneel beheerder	Overzichten en inrichting in het ERP-systeem	De beheerorganisatie
BI-ontwikkelaar	Het datamodel en de dashboards in de BI-laag	Intern of extern, met kennisoverdracht

Wij raden aan de eerste twee rollen bij uw eigen organisatie te houden. Wat een cijfer betekent en welk besluit erbij hoort, kunt u volgens ons niet uitbesteden zonder het sturen zelf uit handen te geven. De laatste rol kunt u volgens ons goed combineren met ondersteuning van buiten, mits de kennis van het datamodel ook bij uw eigen mensen landt.

Zelf doen, verbeteren of een BI-laag bouwen: zo besluit u

De antwoorden op de rapportagescan geven u aanwijzingen over waar het knelt. Het besluit dat daarop volgt, hoeft geen grote stap te zijn. Wij helpen organisaties kiezen tussen vier routes, en die keuze kunt u ook zelf maken met het overzicht hieronder.

Route	Wanneer deze route past	Eerste stap
Opruimen en vastleggen	De cijfers kloppen, maar niemand weet meer welke rapporten nog gebruikt worden	Een lijst van alle rapporten en dashboards, met per stuk gebruiker en vraag
Ingebouwde rapportage beter inrichten	De vragen gaan over één systeem en de basis is op orde	De ontbrekende overzichten per laag in het ERP-systeem laten maken
Een BI-laag opzetten of herbouwen	Meerdere bronnen, vaste analysevragen en iemand voor het beheer	Een smal datamodel voor de drie vragen die het MT het eerst wil beantwoorden
Een onafhankelijke toets	Er ligt een voorstel of offerte, of het vertrouwen in de cijfers is weg	Laten toetsen of het voorstel de vragen uit de rapportagescan oplost

Wij raden aan een BI-traject klein te beginnen. Kies de drie vragen die het MT het eerst beantwoord wil zien, leg de definities vast, bouw daar het datamodel voor en toets in de vergaderingen of het dashboard daadwerkelijk gebruikt wordt. Breid pas uit als die eerste vragen stabiel lopen. Wie met het volledige datamodel begint, investeert volgens ons in antwoorden op vragen die nog niemand heeft gesteld.

Let bij een offerte voor een BI-laag op drie dingen: wie de definities vaststelt, wie het datamodel na de oplevering beheert, en hoe de kennis bij uw eigen mensen terechtkomt. Staat er over die drie niets in, dan koopt u volgens ons een gebouw zonder huismeester.

Wanneer moet u actie ondernemen?

De signalen hieronder vragen volgens ons om aandacht. Wij hanteren daarbij een eigen vuistregel, geen gemeten grens: herkent u één signaal, doe dan de rapportagescan; herkent u er meerdere, neem er dan in het MT een besluit over.

Het eerste deel van het MT-overleg gaat over de vraag welk cijfer klopt.
Stel dat twee afdelingen over dezelfde periode een verschillende omzet rapporteren.
De maandrapportage kan maar door één persoon worden gemaakt.
Er staan dashboards in uw BI-omgeving waarvan niemand de gebruiker kan noemen.
Na een update of een wijziging in de inrichting kloppen rapporten niet meer, en er is niemand die dat controleert.
Er ligt een voorstel voor een nieuwe BI-tool, terwijl de definities nog niet zijn vastgelegd.
Uw organisatie gaat over naar een nieuw ERP-systeem en niemand heeft bepaald hoe de historische cijfers vergelijkbaar blijven.

Wanneer is een rapportagescan juist niet nodig?

Niet elke organisatie hoeft haar rapportage door te lichten. Een scan voegt volgens ons weinig toe als uw MT op een klein aantal afgesproken cijfers stuurt, als die cijfers rechtstreeks uit het ERP-systeem komen en als ze aansluiten op de financiële administratie. Ook vlak voor de overstap naar een nieuw ERP-systeem vinden wij een uitgebreide scan van de oude rapportage weinig zinvol. Gebruik de twaalf vragen dan als lijst van eisen voor de nieuwe situatie, en neem de rapportage mee in de ERP-selectie.

Waarom betrouwbare cijfers voor ons een kwestie van vertrouwen zijn

Elk rapport begint volgens ons bij de vraag van een mens: een directeur die wil weten of de nieuwe markt iets oplevert, een planner die wil zien wat er vandaag vastloopt, een controller die haar handtekening onder de cijfers moet zetten. Wij vinden dat die mensen erop moeten kunnen bouwen dat het getal dat zij zien, het getal is waar de organisatie het over eens is. Ons werk is mensenwerk, en bij rapportage betekent dat: eerst het gesprek over wat een cijfer betekent, dan pas de tool.

Wij verkopen geen BI-software en geen licenties, en wij zijn aan geen enkel platform gebonden. Daardoor kunnen wij u adviseren om eerst op te ruimen in plaats van uit te breiden, of om de rapportage in uw ERP-systeem beter te gebruiken in plaats van een nieuwe laag te bouwen. Omdat wij aan uw keuze voor software of licenties niets verdienen, kunt u op dat advies bouwen, ook wanneer het uitkomt op verder werken met wat u al hebt.

Een klantvoorbeeld uit dit domein: Table du Sud koos ERP Company voor een business intelligence- en Power BI-project.

Wat u hierna kunt doen

Herkent u een of meer signalen uit deze gids? Laten we dan vrijblijvend samen kijken naar uw situatie: wij lopen de rapportagescan met u en uw controller door en bespreken welke eerste stap daarbij past. Ligt er al een voorstel of offerte voor een BI-laag, dan toetsen wij dat in hetzelfde gesprek onafhankelijk mee. Plan het gesprek via de pagina business intelligence en reporting.

Alle artikelen over ERP-rapportage op een rij

Voor drie deelvragen uit deze gids hebben wij een apart artikel geschreven. U vindt ze hieronder, met in één regel waar elk stuk over gaat.

Artikel	Waar het over gaat
ERP-rapportage op MT-niveau: wanneer heeft u een aparte BI-laag nodig?	De signalen dat de ingebouwde rapportage niet meer volstaat, en hoe een BI-laag naast het ERP-systeem eruitziet
ERP-stuurinformatie: waarom uw MT nog op Excel stuurt	Waarom cijfers volgens ons hun gezag verliezen en welke rollen ze betrouwbaar maken
Datagedreven besturen met ERP	Hoe u van veel dashboards naar een stuurmodel met weinig, afgesproken cijfers gaat

Veelgestelde vragen

Wat is ERP-rapportage?

ERP-rapportage is het geheel van rapporten, overzichten en dashboards waarmee een organisatie gegevens uit haar ERP-systeem omzet in informatie om op te sturen.

Wij onderscheiden vier lagen: operationele overzichten, financiële rapportage en afsluiting, managementinformatie, en analyse met business intelligence. Elke laag beantwoordt een eigen vraag en vraagt een eigen eigenaar.

Wat is het verschil tussen ERP-rapportage en business intelligence?

ERP-rapportage laat zien wat er in het ERP-systeem gebeurt en openstaat; business intelligence combineert gegevens uit meerdere bronnen om verbanden, trends en scenario’s te analyseren.

In deze gids bedoelen wij met business intelligence een aparte laag naast het ERP-systeem, met een eigen datamodel. Volgens ons vraagt die laag beheer bij elke wijziging in de inrichting van de bronsystemen.

Heeft u een aparte BI-laag nodig naast uw ERP-systeem?

U heeft een aparte BI-laag nodig als u cijfers uit meerdere systemen wilt combineren en er vaste analysevragen zijn die het ERP-systeem zelf niet beantwoordt.

Staat vrijwel alle stuurinformatie in één systeem, dan volstaat de ingebouwde rapportage, mits die goed is ingericht. Een BI-laag lost onduidelijke definities volgens ons niet op; leg die eerst vast.

Wie is verantwoordelijk voor de ERP-rapportage?

Volgens ons is het MT verantwoordelijk voor wat de cijfers betekenen. De eigenaar per KPI verklaart het cijfer, en de controller en de beheerders zorgen voor de juistheid en de techniek.

Die verdeling houdt het sturen bij uw eigen organisatie. Het bouwen van rapporten en het beheer van een datamodel kunt u laten ondersteunen, mits de kennis bij uw eigen mensen landt.

ERP-rapportage en business intelligence: lagen, rollen en keuzes