ERP-implementatiepartner kiezen
Een ERP-implementatiepartner is de organisatie die uw ERP-pakket inricht, koppelt en in gebruik neemt. Het pakket bepaalt wat mogelijk is, de partner bepaalt wat u werkelijk krijgt.
Welke partijen er zijn
Wat van u blijft
Hoe u toetst voor u tekent
Wat doet een ERP-implementatiepartner?
De partner vertaalt uw processen naar het systeem: inrichten, koppelen met bestaande software, gegevens overzetten, uw mensen opleiden en begeleiden tot na de livegang. Ga per partner na wat die partij precies doet en wat daarvan in de offerte staat.
Twee bedrijven met hetzelfde pakket kunnen een volstrekt ander resultaat hebben.
Het pakket zet de grens van wat mogelijk is. Vraag de partner hoe binnen die grens processen worden doordacht, hoe problemen worden opgepakt en hoe kennis aan uw team wordt overgedragen.
Welke partijen kunnen uw ERP invoeren?
Er bestaan vijf soorten partijen. Ze noemen zich allemaal partner, maar hun belang verschilt. Dat belang is geen verwijt, het is de reden dat hun advies verschilt.
Wat zij doen en waar hun belang ligt
| Rol | Wat zij doen | Waar hun belang ligt |
|---|---|---|
| Softwareleverancier | Bouwt en onderhoudt het pakket zelf. Levert licenties en soms ook eigen consultants. | Meer gebruikers op het eigen pakket. Vraag of zij uw inrichting na livegang ook ondersteunen. |
| Partner van de leverancier | Voert het pakket in namens de leverancier, met een certificering op dat ene pakket. | Omzet op uren en op licenties. Het pakket staat vast, dus advies gaat over het hoe, niet over het of. |
| Onafhankelijke implementatiepartner | Voert in zonder binding aan een leverancier, vaak op meerdere pakketten. | Omzet op uren. Kan wel over pakketten heen adviseren, maar blijft de bouwende partij. |
| Detachering of eigen team | Levert specialisten die binnen uw organisatie meedraaien onder uw aansturing. | Bezetting van mensen. De regie en het risico blijven bij u. |
| Adviseur aan klantzijde | Toetst keuzes, bewaakt de scope en beoordeelt de voortgang. Bouwt zelf niet mee. | Geen belang bij pakket of leverancier. Kan daardoor tegenspraak organiseren. |
Wij vallen zelf in de laatste categorie: wij bouwen niet mee. Dat is de reden dat wij de andere vier zonder omhaal kunnen beschrijven, inclusief het ongemakkelijke deel.
Wat neemt de partner over en wat blijft van u?
Leg deze verdeling vooraf vast. Hieronder zes onderwerpen waarover u vooraf afspraken maakt.
Wat de partner doet en wat van u blijft
| Rol | De partner | U |
|---|---|---|
| Procesbesluiten | Laat zien wat het pakket standaard ondersteunt en wat aanpassing vraagt. | Besluit welk proces verandert en welke uitzondering vervalt. Dit is geen ICT-besluit. |
| Datakwaliteit | Levert het migratiegereedschap en de structuur die het pakket eist. | Bent eigenaar van de inhoud. Vervuilde gegevens blijven vervuild na migratie. |
| Testen | Toetst of het gebouwde werkt zoals afgesproken. | Toetst of het werkt zoals uw mensen werken. Alleen u kent de uitzonderingen. |
| Opleiding | Leidt sleutelgebruikers op in het pakket. | Zorgt dat die kennis blijft als iemand vertrekt. Anders koopt u de opleiding twee keer. |
| Beslissen bij tegenslag | Meldt het probleem en schetst opties. | Kiest tussen uitstel, versobering of meerwerk. Neem dit besluit zelf en vraag per optie wat die kost. |
| Beheer na livegang | Lost storingen op en voert wijzigingen door binnen de afspraak. | Houdt overzicht op wat er is aangepast en waarom. Zonder dat overzicht groeit maatwerk ongemerkt. |
Hoe toetst u een partner voordat u tekent?
Vergelijk niet alleen offertes, maar vraag ook naar aantoonbare ervaring in uw sector. Deze zes toetsen leveren wel verschil op, omdat ze gedrag meten in plaats van beloftes.
Volgens Gartner zorgt een technologiegerichte aanpak die de betrokkenheid van belanghebbenden negeert ervoor dat ERP-initiatieven de verwachtingen van de business niet waarmaken (Gartner, 2024).
Vraag naar de bezetting op naam
Een voorstel noemt rollen, geen mensen. Vraag wie de consultant wordt, hoeveel dagen per week die beschikbaar is, en op welke andere trajecten die dan ook staat.
Wie geen namen wil noemen, weet de bezetting nog niet rond.
Laat de demonstratie op uw eigen scenario draaien
Geef uw eigen orders, uw eigen uitzonderingen en uw eigen maandafsluiting. Vraag de consultant hardop te benoemen waar het pakket ophoudt en aanpassing begint.
Een standaarddemonstratie toetst de verkoper, niet de partner.
Vraag naar een traject dat moeizaam liep
Vraag wat er misging, wanneer zij dat merkten en wat zij daarna structureel hebben veranderd. Vraag door tot u het besluit hoort dat zij toen namen.
Wie alleen successen kan noemen, heeft weinig gedaan of weinig geleerd.
Spreek referenties zonder de partner erbij
Vraag niet of zij tevreden zijn. Vraag naar het moment waarop het spannend werd, hoe een openstaand probleem werd opgepakt, en of dezelfde mensen bleven tot na livegang.
Regel de referentie zelf, zodat u een vrij gesprek krijgt.
Leg het escalatiepad vooraf vast
Spreek af wie beslist als planning, scope en budget tegelijk knellen. Zet erbij hoe dat gesprek wordt belegd en wie er aan tafel zit.
Bedenk het escalatiepad niet pas tijdens de escalatie.
Maak kennisoverdracht een oplevering, geen belofte
Benoem welke documentatie, inrichtingskeuzes en beheerstaken worden overgedragen, aan wie, en op welk moment. Koppel er een afname aan.
Zonder afnamemoment blijft u afhankelijk van de partij die het bouwde.
Waaraan herkent u de match vooraf?
In de gesprekken voor de handtekening zit al veel informatie, mits u weet waarop u let.
Goede tekenen
- Zij stellen vragen over uw processen voordat zij over het pakket beginnen
- Zij benoemen zelf wat het pakket niet standaard kan
- Zij zetten de bezetting op naam in het voorstel
- Zij vragen om uw eigen data voor de demonstratie
Reden om door te vragen
Alles kan
Elke vraag krijgt ja als antwoord. Vraag dan per antwoord of het standaard kan of maatwerk vraagt, en wat dat maatwerk kost.
De korting vervalt deze maand
Tijdsdruk op de handtekening is een verkooptechniek, geen projectargument. Een partner die uw traject serieus neemt, wil dat u de keuze kunt onderbouwen.
Het team wisselt na de verkoop
De mensen aan de verkooptafel zijn niet de mensen die komen. Vraag daarom voor de handtekening wie er werkelijk begint en tot wanneer die blijft.
Veelgestelde vragen
- Wat is een ERP-implementatiepartner?
Een ERP-implementatiepartner is de organisatie die uw ERP-pakket inricht, koppelt en in gebruik neemt. Zij vertalen uw processen naar het systeem en begeleiden uw mensen tot na de livegang.
Twee bedrijven op hetzelfde pakket kunnen daardoor een heel ander resultaat halen. De software zet de grens, de partner bepaalt hoeveel u daarbinnen terugziet.
- Wat is het verschil tussen een leverancier en een implementatiepartner?
De leverancier maakt en verkoopt de software. De implementatiepartner voert die software bij u in. Ga per kandidaat na of dat dezelfde partij is.
Het verschil telt bij tegenslag. Een partner die aan de leverancier verbonden is, zoekt de oplossing binnen dat pakket. Of die route ook voor u de juiste is, toetst u apart.
- Hoe kiest u de juiste ERP-implementatiepartner?
Beoordeel de partner los van het pakket, en toets op bezetting, sectorervaring en gedrag bij tegenslag in plaats van op de offerte.
De zwaarste toets is de referentie die u zelf spreekt, zonder de partner erbij. Vraag daar hoe problemen werden opgepakt en of dezelfde mensen bleven.
- Kunt u een ERP-implementatie zonder partner doen?
Dat kan als u zelf de kennis en de bezetting heeft, en het pakket dicht bij de standaard blijft. Toets vooral of u de bezetting heeft, niet alleen de kennis.
Overweeg ook een tussenvorm: uw eigen mensen voeren uit, met begeleiding op de momenten waarop het misgaat. Zo blijft de kennis in huis.
- Wanneer stapt u over naar een andere partner?
Als dezelfde problemen terugkeren, de bezetting blijft wisselen, of afspraken structureel worden bijgesteld zonder dat iemand daar een besluit over neemt.
Weeg af wat overstappen aan kennis en inzet van u vraagt, en of het de eerste stap moet zijn. Begin met een onafhankelijke toets op wat er werkelijk vastloopt: soms zit het knelpunt in de opdracht, niet in de partner.
Verder lezen
Deze pagina beschrijft het speelveld en de toetsen. De artikelen hieronder gaan dieper in op de criteria zelf en op de onafhankelijkheid van de partijen om u heen.
- Implementatiepartner kiezen: zeven criteria
- Zeven criteria voor een onafhankelijke ERP-consultant
- Leveranciersbias herkennen voordat u tekent
- Waarom de partij die bouwt niet ook de voortgang beoordeelt
Verder in uw selectie
Bekijk naast de implementatiepartner ook de systeemkeuze en de selectiecriteria per sector:
- ERP-systemen vergelijken
- ERP voor productie kiezen
- ERP voor groothandel kiezen
- ERP voor dienstverlening kiezen
Een partnerkeuze laten toetsen
Een partner beoordeelt u op gedrag, niet op de offerte. Wij zitten bij de demonstraties, voeren de referentiegesprekken en stellen de vragen die u zelf lastig kunt stellen. Wij implementeren niet, dus wij hebben geen kandidaat om voor te pleiten.
Waarmee wij helpen
- Toetsing van kandidaten voordat u tekent
- Meelezen op contract en escalatieafspraken
- Second opinion als een traject niet loopt
Wij staan zelf niet op deze lijst met kandidaten, want wij implementeren niet.